A vállalat működési szabályainak kezelési útmutatója, hogyan készítsük el

az eljárási kézikönyv egy vállalat Ez egy írásos dokumentum, amely lépésről lépésre felsorolja, hogyan kell befejezni a munkát, vagy hogyan kell kezelni egy adott helyzetet, amikor a munkahelyen felmerül. Tartalmazza a vállalat legjobb gyakorlatát és a fő üzleti folyamatok leírását.

Ez a kézikönyv tartalmazza azokat a módszereket és szabványokat is, amelyek alapján a munka várhatóan elvégezhető. Az eljárási kézikönyv létrehozása lehetővé teszi a vállalat növekedésének irányítását, a képzés egyszerűsítését és a méretarányosító képesség megkönnyítését.

Ez a kézikönyv egy háromgyűrűs kötőanyag, egy hálózati megosztott meghajtó mappája, vagy az interneten közzétett automatikus verzió, a szoftver az eljárások kezelése. Mindenkinek meg kell értenie, hogy mi az eljárási kézikönyv, és hol találhatók meg, ha valaki szüksége van rá.

Az eljárási kézikönyv írása megköveteli, hogy az adott folyamatban szereplő lépéseket világosan megértsük. Ahogy a vállalat növekszik, új eljárásokra lesz szükség. Az eljárási kézikönyv az eljárások könyvtáraként is tekinthető.

A kézikönyv példákat tartalmaz olyan eljárásokra, amelyeket az új működési eljárások modelljeként lehet használni. A szervezet minden alkalmazottját fel kell oktatni a vállalat politikáiban és eljárásaiban; mindig azonnali hozzáféréssel kell rendelkezniük egy eljárási kézikönyvhez.

index

• 1 Mire használják??
• 2 Hogyan készítsük el?
  • 2.1 Határozza meg a központi folyamatokat
  • 2.2 Írjon be egy bevezetőt
  • 2.3. Minden folyamat folyamatábrája
  • 2.4 Olvassa el az eljárást egy másik személynek
  • 2.5 Ellenőrző listák és űrlapok létrehozása
  • 2.6 Integrálja azt eljárási kézikönyvbe
• 3 Példák
• 4 Referenciák

Mi az??

Egy jól írott eljárási kézikönyv segítségével a vállalat hatékonyabban segíti az új alkalmazottak képzését.

A képzésen túlmenően az eljárási kézikönyv a jelenlegi csapat tagjai számára olyan erőforrást biztosít, amely megtanulja a legkevésbé használt eljárásokat, biztosítva, hogy azokat a megfelelő formális formában végezzék el, fenntartva a minőségellenőrzést..

Az alkalmazottaknak meg kell érteniük, mit várnak tőlük. A felügyelőknek eljárási kézikönyvre van szükségük az üzleti folyamatok kezeléséhez. A szabványok dokumentálásával kommunikálunk a növekedés, a minőség és az ügyfél-elégedettség szempontjából.

A funkcionális területet érintő politikák és eljárások révén a frontvonalú munkavállalók hatékony és időtakarékos döntéseket hozhatnak.

A hatékony eljárási kézikönyv megfelelő módszereket biztosít a szolgálatok közötti kommunikációhoz, lehetővé teszi a személyzet számára, hogy együtt dolgozzanak a napi üzleti problémák megoldása érdekében anélkül, hogy szükségtelen felügyeleti részvételt igényelnének.

Az eljárási kézikönyv célja, hogy különböző tartalmakat szervezzen, hogy tükrözze a vállalat kommunikációs módjait és eszközeit, a szolgáltatást elvégezze vagy a terméket a lehető legalacsonyabb költséggel és a lehető legrövidebb időn belül gyártja..

További előnye a munkahelyi elégedettség és a magas munkavállalói motiváció fenntartása.

Hogyan készítsük el?

Az eljárási kézikönyv kidolgozása előtt fontos megérteni a politika, a központi folyamat és az eljárás közötti különbséget.

- A politika az alapelvek és a kapcsolódó iránymutatások halmaza, amelyeket egy szervezet vezetése fogalmaz meg és alkalmaz, hogy irányítsa és korlátozza tevékenységeit a hosszú távú célok elérése érdekében.

- Az alapfolyamat az egymással összefüggő és összekapcsolt eljárások sorrendje, amely minden egyes szakaszban egy vagy több erőforrást (munkavállalói időt, energiát, gépeket, pénzt) fogyaszt, hogy a inputokat termékké alakítsa. Ezek az eredmények a következő szakasz bemenetei, amíg egy ismert célt vagy végeredményt nem érnek el.

- Az eljárás olyan tevékenységsorozat, vagy egy meghatározott cselekvési folyamat, amelyet lépésenként határoz meg (egyértelműen meghatározott kezdő és záró pontokat tartalmaz), amelyet ugyanabban a sorrendben kell végrehajtani, hogy a feladatot helyesen határozzák meg.

Határozza meg a központi folyamatokat

Minden olyan központi folyamatot, amelyet a vállalatnak meg kell fontolnia. Ez azzal kezdődik, hogy meghatározza, hogy mely folyamatok kerülnek meghatározásra és leképezésre az eljárási kézikönyvben, összefoglalva az összes eljárást, amelyet be kell vonni..

Bár lehetséges, hogy az egyes folyamatok nem kerülnek elhelyezésre, fontos meghatározni a legalapvetőbb és legfontosabbakat. Például egy étterem meghatározhatja a központi folyamatokat egy adott étel elkészítésének módjában, de ugyanolyan fontos az étterem tisztításának folyamata.

Létre kell hozni a lefedendő alapfolyamatok listáját, hogy mindegyik integrálható legyen az eljárási kézikönyvbe annak feltérképezése után. A rendszer útmutatóként fog működni annak biztosítására, hogy ne hagyja a feladatok írását a kézikönyv írásakor.

Írjon be egy bevezetőt

Tartalmazzon egy rövid leírást arról, hogy mi szerepel a kézikönyvben, amely közvetlenül a kézikönyvben részt vevő személyeknek szól, milyen olvasók várhatnak a kézikönyv használatakor, és a legjobb módja a kézikönyv használatának (azaz „olvassa el az elejétől a végéig”). vége "vagy" hivatkozásként használja a szükséges eljárások keresését ").

Minden folyamat folyamatábrája

Minden folyamatot a végrehajtáshoz szükséges lépések vagy feladatok határozzák meg. Ha egy lépést kihagyunk, akkor a megrendelés elveszítése vagy késleltetése, vagy egy hibás végtermék. Egy folyamatábra létrehozása a munkafolyamat meghatározása.

A kézikönyv befejezéséhez egyszerre kell elkezdeni egy folyamatot: el kell kezdeni az első séma folyamatot. A folyamat befejezéséhez szükséges lépéseket ismertetjük, majd a részleteket visszaküldjük és a részleteket minden lépéshez írjuk.

Biztosítani kell, hogy minden lépés egyértelmű és tömör legyen. Minden lépésnek kellő részletességgel kell rendelkeznie ahhoz, hogy bárki követhesse az utasításokat.

Tegyük fel például, hogy az értékesítési folyamat eljárását egy internetes követelmény írja elő. Először egy folyamatábrát készítünk arról, hogy a potenciális ügyfelet először kapcsolatba vegyék, miután kérte az információt: telefonhívás, e-mail vagy szöveges üzenet.

Ha a kilátást eredetileg nem lehetett kapcsolatba lépni, kiszámítják, hogy az értékesítési csapat hányszor nyomon követi az egyes kapcsolatokat, minden egyes kapcsolathoz.

Amikor az ügyfél kapcsolatba kerül, egy másik szkript kerül hozzárendelésre, valamint egy sor nyomon követésre, attól függően, hogy az ügyfél megvásárolta-e a terméket, vagy úgy döntött, hogy várakozik.

Adja meg az eljárást valakinek, hogy olvassa el

Fontos, hogy munkatársa vagy valaki, akit ismer, olvassa el, és kövesse az utasításokat, ahogy írják. Ez a személy értékes megjegyzéseket tud adni, ha vannak olyan lépések, amelyeket nem tudott teljesíteni vagy nem értette meg.

Az eljárást az észrevételek alapján hibakeresjük. Lehet, hogy át kell írnia, szerkesztenie vagy hozzá kell adnia valamit az utasításokhoz.

Ellenőrző listák és űrlapok létrehozása

Bármely folyamat számára könnyebb a csapat tagjai követni egy űrlapot vagy ellenőrző listát. Ezért kell kidolgozni egy részletes sablont a leképezett folyamat alapján.

Ha konkrét információkat kell gyűjtenie az ügyfél belépésekor, meg kell győződnie arról, hogy a sablonnak tartalmaznia kell az összes szükséges információt tömören..

Nem feltételezhető, hogy a csapat tagjai mindent emlékeznek, amit az eljárás jelez, különösen akkor, ha az ügyfél előttük ül. Az ellenőrző listákat és űrlapokat a folyamat folyamatábrája és lépéseinek mellékleteként kell integrálni.

Integrálja azt egy eljárási kézikönyvbe

Miután minden folyamathoz egy folyamatábra került hozzárendelésre, és az összes támogatási dokumentum sablont létrehozták, egy teljes eljárás kézikönyvbe kerülnek. A kézikönyv a szervezeti egységek alapján történik.

Például az eljárási kézikönyvnek lehetnek az "Értékesítés", "Műveletek" és "Elosztás" szakaszai. Mindegyik rész az osztály központi folyamataira van osztva, általában abban a sorrendben, ahogyan az egyes központi folyamatokat a termékek általános szállításában hajtják végre..

Az "Elosztási" részben több fő folyamat is lehet, mint például a "Rendelés megszerzése", "Csomagolás a szállításhoz", "Szállítás" és "Nyomon követés"..

Az eljárási kézikönyv tartalmi táblázattal van ellátva, és minden eljárás egyértelműen fel van tüntetve a cím félkövér címmel.

Tartalmaz egy borítót a kézikönyv, a tartalomjegyzék, a bevezetés és az eljárások sorrendjében a tartalomjegyzék sorrendjében.

Még a csapattagok is elhelyezhetők a csapat tagjai számára, hogy könnyen áttekinthessék a kézikönyvet, hogy segítsenek nekik megtalálni a megfelelő eljárásokat szervezeti egységeikben..

Végül a másolatokat készítik és terjesztik. Folyamatos visszacsatolást kell ösztönözni és a kézikönyvet szükség esetén frissíteni. Az egyes funkcionális helyek kijelölt területein rendelkezésre kell állnia a kézikönyvek és eljárások segítségével.

Példák

-Kézikönyv a hamburgerek speciális módon történő főzéséhez.

-Kézikönyv tűz, földrengés vagy természeti katasztrófa esetén.

-Kézikönyv az ügyfelek panaszainak vagy agresszív ügyfeleknek való válaszadásról.

-Kézikönyv személyi kiválasztási folyamat végrehajtásához.

-Kézikönyv, hogy tudja, hogyan kell dolgozni egy étteremben.

referenciák

1. Kimberlee Leonard (2017). Hogyan írhatok a szokásos műveleti eljárások kézikönyvébe? Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Mi az irányelvek és eljárások kézikönyv? Bizmanualz. Készült: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Az eljárási kézikönyv meghatározása. Letöltve: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Mi az eljárási kézikönyv célja? Bizmanualz. Készült: bizmanualz.com.
5. Sablonlabor (2018). 37 A legjobb normál működési eljárás (SOP) sablonok. Készült: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). A STANDARD MŰKÖDÉSI ELJÁRÁSI KÉZIKÖNYV KÉSZÍTÉSÉRE VONATKOZÓ 8 STEP ÚTMUTATÓ. Lern. Készült: blog.lern.org.