Végrehajtó titkár profil, szükséges készségek és funkciók

az végrehajtó titkár olyan munka vagy szakma, amely maximális támogatást nyújt a vállalat vagy szervezet magas rangú alkalmazottai számára. Ki fogja szervezni és fenntartani a vezetők menetrendjét, és segíteni fog nekik az adminisztratív feladatok széles körének elvégzésében.

A cél az, hogy hozzájáruljon a vállalkozás általános hatékonyságához, biztosítva, hogy a rá háruló összes adminisztratív feladatot időben és hatékonyan végezzék el. A titkár az a személy, aki adminisztratív támogatást nyújt. Olyan feladatokat láthatnak el, mint az írás és a bejelentés, a telefon megválaszolása és az üzenetek továbbítása.

Másrészről, a végrehajtó titkár vagy az adminisztratív asszisztens is végez néhány ilyen tevékenységet, az irodai koordinációt, a termékkutatást, a beszállítókkal való együttműködést, a termékek rendelését és az adatbázis létrehozását..

Általában a végrehajtó titkárok magasabb fizetést kapnak, mint a titkárok, mivel magas szintű funkciókat töltenek be és felgyorsítják az irodai termelékenységet.

index

• 1 Kötelező profil
• 2 Szükséges készségek
• 3 Funkciók
  • 3.1 Felelősségek
• 4 Referenciák

Szükséges profil

- Bachelor diploma az üzleti adminisztrációban vagy a kapcsolódó területeken.

- Bizonyított végrehajtó titkár vagy hasonló adminisztratív szerep.

- Szakértelemmel kell rendelkeznie a Microsoft Office irányításában, és a „back-office” szoftverben, például az ERP rendszerekben.

- Az alapvető számviteli irodák és eljárások igazgatásának mélyreható ismerete, valamint az iparágban kezelt releváns technikai szókincs..

- Az alapvető kutatási módszerek és jelentési technikák ismerete.

- Kiváló szervezeti és időgazdálkodási készségek.

- Kiemelkedő kommunikációs és tárgyalási készségek.

- Integritás és titoktartás.

A végrehajtó titkároknak gyors szakembereknek kell lenniük, akik nagy kapacitással rendelkeznek az időgazdálkodással és a többfeladatos feladattal. A vezetők szorgalommal és szakértelmükkel összpontosíthatnak vezetői felelősségükre anélkül, hogy aggódnának más feladatokkal kapcsolatban.

Sok menedzser nagymértékben támaszkodik végrehajtó titkárára, hogy összehangolja a mindennapi feladatokat és tartsa őket napirenden. Szükségük van egy csomó tapintásra és magabiztosságra, mint a menedzser idejére.

Szükséges készségek

A végrehajtó titkároknak hatékonyaknak kell lenniük az alapvető készségekben, mint például az írás, a nyelvtan, a helyesírás és az írásjelek, és tapasztalattal kell rendelkezniük az irodai berendezések és a gyakori szoftveralkalmazások, például szövegszerkesztés, táblázatok és grafikák használatával..

Hasonlóképpen, kiváló képességekkel kell rendelkezniük ahhoz, hogy kezelni tudják az időt és a kapacitást, hogy hatékonyan kezeljék a különböző feladatokat.

Másrészről a végrehajtó titkárnak más tulajdonságokra is szüksége van, mint például a jó megítélés, a diplomácia, a mérlegelési jog és a képesség, hogy autonóm módon megoldják a problémákat.

Erős kommunikációs készségre van szükségük ahhoz, hogy a nyilvánossággal kommunikáljanak, jelentéseket írjanak és publikáljanak.

Hallgassa aktívan

Tudnia kell, hogy teljes figyelmet szenteljenek annak, amit mások mondanak, és megragadják az időt a megértett pontok megértésére, és kérdéseket tesznek fel, és nem szakítanak meg megfelelő időpontokban.

Olvasás megértése

A mondatok és az írásbeli bekezdések teljes megértése a munkával kapcsolatos dokumentumokban.

Időkezelés

Tudja, hogyan lehet hatékonyan kezelni mind a saját idejét, mind mások idejét.

Tudván, hogyan kell beszélni

Beszéljen tisztán más emberekkel, hogy hatékonyan továbbíthassa az információt.

írás

Hatékony kommunikáció írásban, a közönség igényeinek legmegfelelőbbnek megfelelően.

Kritikus gondolkodás

A logika és az érvelés alkalmazása az alternatív megoldások erősségeinek és gyengeségeinek azonosításához, következtetések vagy megközelítések a felmerülő problémákhoz.

Proaktív tanulás

Ismerje meg az új információk következményeit a problémák megoldására és a jelenlegi és jövőbeli döntések meghozatalára.

egyeztetés

A cselekvések kiigazítása mások cselekvéseivel kapcsolatban.

felülvizsgálat

A saját, más emberek vagy szervezetek teljesítményének felülvizsgálata és értékelése a javítások vagy a korrekciós intézkedések megtétele érdekében.

funkciók

A végrehajtó titkár felelős a kis pénzért és a számvitelért, de költségvetést is kezelhet. A webhelyen publikálhat cikkeket, bár a webhelyet is tervezheti és kezelheti.

Az adatrögzítést olyan táblázaton végezheti el, amelyet a jelentési funkciókhoz tervezett és használt.

A végrehajtó titkár felügyelheti az adminisztratív személyzetet. Gyakran jelentést tesz közvetlenül a vezérigazgatónak, és támogathat egy vagy több felsővezetőt.

felelősség

Figyelem a vezetőkre

- Tartsa a vezetők napirendjét és segítséget a kinevezések, az igazgatósági ülések, konferenciák stb..

- Látogasson el az ülésekre, hogy találkozó jegyzőkönyvet és jegyzőkönyvet készítsen, majd fordítsa, átírja és terjessze őket.

- Végezze el a vezetők minden utazási módját: átvétel, szállodai foglalás, utazási költségek szállítása, a vonatkozó dokumentáció kezelése és felülvizsgálata stb..

- Végezze el a megbízott vizsgálatokat, adatokat gyűjtsön és dokumentumokat vagy jelentéseket készítsen megfontolásra és bemutatásra a vezetők, a bizottságok és az igazgatótanácsok megbízásából..

- Kezelje a bizalmas dokumentumokat, ügyelve arra, hogy biztonságosak legyenek.

Belső és külső kölcsönhatás

- A telefonhívások fogadása és szűrése, ha kényelmesen átirányítja őket a megfelelő személynek.

- Az összes bejövő vagy kimenő levelezés (e-mail, levelek, faxok, csomagok stb.) Kezelése, priorizálása és terjesztése, a beérkezett feljegyzések, előadások és jelentések olvasása és elemzése a jelentőségük meghatározása és terjesztésük tervezése céljából.

- Készítsen válaszokat a rutin lekérdezéseket tartalmazó levelezésre.

- Figyelemmel kíséri az irodai eszközök használatát, és tárgyalásokat folytat a beszállítókkal annak érdekében, hogy a megrendelések jövedelmezőbbek legyenek.

- Találkozzon egyénekkel, különleges érdekcsoportokkal és másokkal a vezetők, bizottságok és igazgatótanácsok nevében.

- Üdvözöljük a látogatókat, és határozzuk meg, hogy hozzáférhetnek-e bizonyos konkrét emberekhez.

Adminisztratív támogatás

- Az elektronikus és papíralapú iratokat archiválni kell, biztosítva, hogy az információ szervezett és könnyen hozzáférhető legyen a gyors visszakereséshez.

- Készítsen számlákat, jelentéseket, leveleket, pénzügyi kimutatásokat és egyéb dokumentumokat a szövegszerkesztő szoftverrel, táblázatokkal, adatbázisokkal és / vagy prezentációkkal együtt, ezzel is biztosítva a megfelelő számviteli segítséget.

- Végezze el az általános irodai feladatokat, például az adminisztrációs rendszerek fenntartását és az alapvető számviteli feladatok elvégzését.

- Koordinálja és irányítja az irodai szolgáltatásokat, például a nyilvántartásokat és a költségvetés előkészítését, hogy segítse a vezetőket.

- Létre kell hozni és felügyelni az adminisztratív politikákat és eljárásokat mind az irodák alkalmazottai, mind a szervezet számára.

- Ellenőrizze a működési gyakorlatokat és eljárásokat annak megállapítására, hogy javítható-e a munkafolyamat, a jelentési eljárások vagy a kiadások.

- Felügyelje és képezze más adminisztratív személyzetet.

referenciák

1. Megmunkálható (2018). Végrehajtó titkár munkaköri leírása. Készült: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). A különbség a titkár és az ügyvezető titkár között. Munka - Chron. Készült: work.chron.com.
3. Karriertervező (2018). Végrehajtó titkár és közigazgatási asszisztens. Készült: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Végrehajtó titkár munkaköri leírása. Készült: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Vezetői titkár feladatai. Készült: bestsampleresume.com