Mi a dokumentumok alapvető ciklusa?

az dokumentumok életciklusa az egymást követő szakaszokból áll, amelyeken keresztül egy fájl áthalad egész hasznos élettartama alatt. Ezek a fázisok, a dokumentum létrehozásától kezdve az összes felhasználása és módosítása között, a megsemmisítés vagy a végleges bejelentés idejéig.

A dokumentumok életciklusának koncepciója az Egyesült Államokban jött létre a második világháború után. Ennek oka az volt, hogy megfelelő módot kell találni a felhalmozott fájlok nagy számának kezelésére.

Minden fegyelem másképp foglalkozik a dokumentumok életciklusával, figyelembe véve azok megközelítését és a fájl jellegét.

Például a jogi dokumentum életciklusa eltérő lehet, mint egy tudományos dokumentum.

Mindegyik esetben meg kell különböztetni azokat a megfontolásokat, amelyek szerint a dokumentumot meg kell őrizni, hogyan kell tárolni, vagy milyen mértékben kell használni. Hasonlóképpen, az életciklusának különböző szakaszaiban is vannak különböző megközelítések.

Például lehetnek olyan dokumentumok, amelyek kora miatt nem rendelkeznek értékkel a vállalat vagy a kormányzati szervezet számára. Ugyanakkor ezeknek az archívumoknak nagy múltbeli értéke lehet egy múzeumnak.

Egy másik alapvető különbség az analóg és a digitális dokumentumok között. Bár a dokumentumok tartalmában a jelentősége van, a digitális fájlok megléte magában foglalja azok kezelésének és életciklusának sajátosságait..

A dokumentumok három éves kora

1972-ben Carlos Wyffels történész javasolta a három korszak elméletét. Ennek megfelelően a dokumentumok olyan tárgyak, amelyeknek létfontosságú folyamata mentén felhasználásuk átalakul.

Általában a dokumentumokat intenzíven használják közvetlenül a létrehozásuk után és egy bizonyos ideig.

Idővel azonban ez a használat addig csökken, amíg teljesen leáll, akár archivált, akár megsemmisült.

Wyffels szerint ez a ciklus, amelyen az összes dokumentum áthalad, három korszakra oszlik: az adminisztratív vagy aktív kor, a közepes vagy félig aktív életkor, valamint az inaktív vagy történelmi kor..

Az adminisztratív vagy aktív kor

A dokumentum aktív időszakára utal. A megalakulásának pillanatában kezdődik, és különböző szakaszokon halad át, ahol gyakran konzultálnak, átadják és megosztják őket.

Például a közszolgálati jegy igazgatási kora akkor kezdődik, amikor létrehozza. Ezután továbbra is korlátozott ideig mozog: míg a postai küldeményt küld, vagy e-mailben, amikor meghallgatják, és mikor fizetik.

A közepes vagy félig aktív kor

Ez az az időszak, amikor a dokumentum elvesztette a létrehozott segédprogramot. Ezért nem olyan aktív, mint a közigazgatási korban. Ez azonban megőrzött és ritkán konzultálható.

Például a szolgáltatási jegy közbenső kora akkor kezdődik, amikor a fizetés után egy mappába kerül. Nagyon valószínű, hogy soha többé nem fognak konzultálni, azonban bármilyen aggodalom esetén archiválva marad.

A dokumentumok félig aktív élete a dokumentum típusától és a kontextustól függően változó lehet. Egy jogi dokumentum például aktívabb életet élhet, mint a közszolgáltatási jegy.

Az inaktív életkor vagy történelmi kor

Ez a fájlok utolsó időszakára vonatkozik. Azonban nem minden fájl ugyanazzal a céllal rendelkezik. Természetüktől függően, történelmi vagy elpusztított formává alakíthatók.

A történelmi archívumok azok, amelyek kulturális vagy kutatási értékkel bírnak. Ezért ebben a szakaszban a megőrzési módszereket igyekeznek megőrizni a lehető legteljesebb mértékben..

A dokumentumok életciklusának szakaszai

A három korszak elmélete általánosan meghatározza azokat az alapvető fázisokat, amelyeken keresztül az összes dokumentum áthalad.

Vannak azonban más, konkrétabb szakaszok is, amelyek meghatározzák a dokumentumok hasznosságát és manipulációját.

Azok a szakaszok, amelyeken keresztül a dokumentum áthalad, attól függ, hogy milyen értéket, felhasználást és kontextust használ. Ezeknek a jellemzőknek megfelelően megállapítható, hogy mely fázisokat kell áthidalniuk, és melyek azok a műszaki és adminisztratív rendelkezések, amelyek mindegyikükre vonatkoznak..

Ezek a fő szakaszok, amelyeken keresztül a dokumentum hasznos élettartama alatt halad:

1-Creation: A dokumentum létrehozása nyomtatott vagy digitális formában történik.

2-Tárolás: A dokumentum létrehozásának formátuma szerint fizikailag vagy digitálisan tárolják. Bizonyos esetekben a digitalizálási szakaszt is figyelembe veszik, amikor a folyamat része.

3-Kategorizálás: utal a dokumentumok szervezésére, osztályozására vagy indexelésére az egyes kontextusokban meghatározott paraméterek szerint.

4-Transfer: utal a dokumentum küldésére és / vagy kézbesítésére annak jellemzői szerint. Valójában ez fizikai levélben vagy e-mailben történő szállításra utalhat..

5-Distribution: ez a szakasz olyan dokumentumokra vonatkozik, amelyek közhasználatra vagy szükségletre utalnak, ezért létrehozásuk után az emberek egy bizonyos csoportjához kell hozzáférniük.

6-Együttműködés: Jelenleg a fájlok rendezhetők felhasználásra és megosztott szerkesztésre. Ez a szakasz nemrégiben jelenik meg, és kizárólag a digitális dokumentumok számára készült.

7 Keresés: utal arra a szakaszra, amelyben a dokumentumokat úgy rendezik, hogy azokkal konzultálhassanak. E folyamat során nagyon fontosak a biztonsági és / vagy a hozzáférhetőségi rendelkezések, attól függően, hogy a nyilvánosság milyen információhoz jut.

8-bejelentés vagy megsemmisítés: Ez az összes dokumentum életciklusának utolsó szakasza. Ez megfelel annak a pillanatnak, amikor eldöntötték, hogy van-e elegendő történelmi értéke, vagy éppen ellenkezőleg, elpusztul.

eszközök

1. Darmouth Főiskola. (S. F.). A dokumentum életciklusa: meghatározások, támogató technológiák és alkalmazások. Lap forrása: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). A dokumentumok életciklusa: A 3 éves kor elmélete. Lap forrása: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Mi az elektronikus dokumentumkezelési életciklus? A lap eredeti címe: documentmedia.com
4. Rouse, M. (S.F.). A dokumentum életciklusa. Lap forrása: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). A dokumentumok életciklusa - A spanyol levéltári rendszer. Visszanyerve: normadat.es.