Részvény:
A legkiválóbb titkár 7 feladata
Között a fő titkár funkciói Ide tartoznak a napirend kezelése, a nyilvánosság kiszolgálása és a bizalmas információk kezelése. Az a személy, aki felelős az adminisztratív segítségnyújtási feladatok ellátásáért egy irodában.
Ezt a pozíciót egy férfi vagy egy nő gyakorolhatja, bár a leggyakoribb az, hogy ez egy nő, aki gyakorolja azt.
Általában a vállalaton belüli bizonyos hierarchiájú emberek bizalmas ügyeit, mint például az igazgatókat, a vezetőket, az elnököket, felelősek. Ez lesz a végrehajtó igazgatójának jobb kezébe, akinek dolgozik.
Ha a vállalat kicsi, a titkár legnagyobb munkaterhelése az irodai alapfeladatokhoz kapcsolódik.
A világ egyes országai egy különleges napot szentelnek az év során, hogy megköszönjék és ünnepeljék munkájukat. Például Kolumbiában, Peruban és Mexikóban a titkár napja április 26, Venezuelában pedig szeptember 30..
A titkár 7 fő funkciója
A titkár feladata, hogy támogatást és együttműködést nyújtson a főnöke számára, hogy teljes mértékben eleget tudjon tenni a szervezeten belüli szerepének, késedelem nélkül vagy zavartalanul.
Bár a cég jellege befolyásolja a titkár által igényelt munka típusát, elmondható, hogy fő feladatai a következők:
1- Napirend menedzsment
A titkár feladata, hogy naprakészen tartsa azon személy napirendjét, akinek munkáját végzi. Itt tükröznie kell az összes munkáját és időnként személyes kötelezettségeit.
Emellett nyilvántartást kell vezetnie az összes olyan személy és intézmény adatairól, amellyel a munkáltatónak kapcsolatban kell állnia.
A titkár napirendje általában az ügyvezető operatív naplója, akinek munkáját végzi.
2- Figyelem a nyilvánosság számára
A közvélemény figyelmét a titkár egyik legfontosabb feladata. Meg kell válaszolnia a hívásokat, és rögzítenie kell az okait, valamint minden olyan adatot, amely lehetővé teszi a munkáltató számára, hogy nyomon kövesse az ügyet.
Ez az a személy is, aki a látogatókat az irodában fogadja. Ezért fontos, hogy a titkár olyan képet alakítson ki, amely összhangban van a munkahely vállalati arculatával.
Az Ön szerepe nemcsak a látogatók számára kellemes és kellemes várakozás, hanem a vállalat szervezeti kultúrájára és belső folyamataira vonatkozó első utasítások és iránymutatások megadása is..
3- Dokumentumkezelés
Amellett, hogy az a személy, aki fogadja és kezeli a főnöke levelezését, a munkáltatója a legtöbb betű, értesítés, emlékeztető és e-mail üzenetet írja, olvassa, válaszol és fájlokat készít.
Ebből a célból kényelmes, ha bizonyos alkalmazásokat kezelünk szoftver amely lehetővé teszi az ilyen dokumentumok gyorsabb és gyorsabb elkészítését.
Ezeknek a kompetenciáknak a sajátosságai attól függnek, hogy milyen munkát igényelnek a munkájuk területén..
A titkár a főnöke kapcsolattartó adatbázisát kezeli, és elküldi az írásbeli levelezést, valamint a hivatalon belüli összeszerelési jegyzőkönyvet és egyéb érdekes dokumentumokat..
A titkár, aki rendszerint a fontos üléseken foglalkozik, tudomásul veszi.
4- Érzékeny információk kezelése (belső és külső)
Az olyan funkciók közül, amelyek megkülönböztetik a jó titkárnőt, megfelelően és hatékonyan kezelik a vállalat vagy intézmény működéséhez rendkívül fontos információkat,.
Például Önnek ellenőriznie kell azokat a jogi dokumentumokat, amelyeket a kormányzati szervek bármikor igényelhetnek.
A környezetre vagy a vállalathoz kapcsolódó szereplőkre vonatkozó információk is elérhetők. Ezt az információt diszkrét, hatékony és időszerű módon kell kezelni.
5- Az iroda szervezése
A titkárnak működnie kell, és működtetnie kell az irodai berendezéseket és bútorokat: telefonok, fénymásolók, nyomtatók, projektorok, bútorok, irattároló szekrények..
Aki ellenőrzi az áruk és az irodai berendezések leltárát. Fenntartja a fizikai és elektronikus fájlrendszereket is, hogy az információ szükség esetén könnyen elérhető legyen..
A titkárnak tisztának és szervezett munkaterületének kell lennie, mivel ez általában az első olyan dolog, amelyet a cégen kívüli emberek látnak a létesítményeikbe való belépéskor..
6. Előadások előkészítése
Általában a végrehajtónak jelentéseket kell előterjesztenie előadások formájában, amelyek összefoglalják és hierarchizálják az információt. Erre a feladatra általában segítséget kér titkárától.
A titkárságban lévő személynek gondoskodnia kell arról, hogy az ott megjelenő információk helyesen tükrözzék azokat az adatokat, amelyeket főnöke meg akar osztani.
Azt is tisztában kell lennie, hogy helyesírási hibáktól mentes bemutató, amely összhangban van a cég grafikus azonosságával.
7- Közigazgatási felügyelet
A titkár feladata, hogy tisztában legyen azzal, hogy betartják-e azokat a politikákat és eljárásokat, amelyek szükségesek ahhoz, hogy gondoskodjanak azon vállalat vagy intézmény eszközeiről, ahol dolgozik..
A főnöke hierarchikus szintje szerint a titkár ellenőrizheti a költségvetési műveletek részleteit tükröző adatok pontosságát.
A titkárnak foglalkoznia kell a menedzsment ellenőrzésével és az erőforrások megfelelő kezelésével az irodában.
A virtuális titkár
Az online munkahelyek növekedésével a titkárok száma is megjelenik online vagy virtuális asszisztensek.
Ezek a titkárok a fent leírt feladatok nagy részét, de távolról végeznek. Ezekben az esetekben a titkárok az órát vagy projektet terhelik.
referenciák
- Kulturális pénz (2015). A titkár négy fő funkciója. Lap forrása: comofuncionaque.com
- Kokemuller, Neil (s / f). A titkár feladatai listája. A lap eredeti címe: work.chron.com
- Pymex (2016). Az igazgatási titkár feladatai és feladatai. Lap forrása: pymex.pe
- Önkéntes most (s / f). Mi a titkár szerepe? A lap eredeti címe: diycomitteeguide.org
- Windermere, Anna (s / f). Milyen funkciókkal rendelkezik egy titkár, mint egy menedzser asszisztense? A lap eredeti címe: pyme.lavoztx.com