A vásárlási típusok igénylése, elkészítése, fontosság és példák

A formája vásárlási igény a felhasználó részlege vagy a raktár személyzete által létrehozott dokumentum, amely értesíti a beszerzési osztályt a megrendelendő tételekről, a mennyiségről és a szállítási határidőről. A vállalat beszerzése a követelmények összegyűjtésével kezdődik.

Miután összeállították, tájékoztatnia kell a beszerzési osztályt. A beszerzési igény az a dokumentum, amely tartalmazza a követelmények listáját. A csalás megakadályozása érdekében az osztályvezetők általában nem engedhetik meg, hogy közvetlenül a beszállítókkal rendeljenek meg vagy vásároljanak a vállalat nevében..

Ehelyett a külső beszállítókkal való megbízásokat ténylegesen más részlegnek nevezzük, amelyet a beszerzési osztálynak neveznek. A különböző osztályok vezetői a beszerzési igények formáit használják, hogy tájékoztassák a tanszéket arról, hogy milyen anyagokat kell beszerezni.

A beszerzési igények és a megrendelések a dokumentumok megszerzésének folyamatában kulcsfontosságú dokumentumok, amelyeket a vállalatnak a működéséhez szüksége van, a belső és külső megrendelési folyamatot szabványosítva..

index

• 1 Típus
  • 1.1 Standard
  • 1.2 Alvállalkozás
  • 1.3 Szállítmány
  • 1.4 A készlet átadása
  • 1.5 Külső szolgáltatás
• 2 Hogyan dolgozzák ki?
  • 2.1 Beszerzési igénybevételi folyamat
• 3 Fontosság
  • 3.1 Indítsa el a vásárlási folyamatot
  • 3.2 Ez egy ellenőrző eszköz
  • 3.3 Védje az üzletet
  • 3.4 A beszerzési folyamat központosítása
• 4 Példák
  • 4.1 1. példa
  • 4.2 2. példa
• 5 Referenciák

típus

A vásárlási igények kulcsfontosságú pontjai a következők:

- Ez egy olyan kérés, amely a beszerzési részlegnek van egy bizonyos anyagok listájának beszerzése.

- Szükség van a beszerző szervezet jóváhagyására.

- Ez egy belső dokumentum; azaz a szervezeten belül marad.

Létrehozhat egy beszerzési igényt az alábbi típusú ellátásokra:

standard

A beszállítóktól, a gyártási folyamatokhoz és az irodai fogyóeszközökhöz és egyéb eszközökhöz való beszerzések és anyagok beszerzése.

alvállalkozói

A nyersanyag szállítása a szállítónak, majd egy késztermék beszerzése.

küldemény

Ehhez a vállalat létesítményeiben és a beszállítóban tárolt anyag beszerzése fizetendő.

transfKészletek hatékonysága

Egy másik szervezeti egységből vagy területről származó anyagok beszerzése.

Külső szolgáltatás

Külső beszállítói szolgáltatások beszerzése, mint például az üzem karbantartási munkái.

Hogyan készül?

A vásárlási igényt alkotó alapvető összetevők:

- A kérés száma, amely lehetővé teszi a dokumentum azonosítását. Előre nyomtatva kell lennie.

- A megkereső osztály.

- Az igénylés dátuma és a kért szállítási határidő.

- Az a személy neve, aki előkészíti a kérelmet, és a megfelelő engedélyt kiadó személy aláírása.

- A pontatlan adatok elkerülése érdekében a kért elemeket részletesen le kell írni. Az összegnek pontosnak kell lennie; nagyon fontos a kívánt egység elhelyezése (kilogramm, liter, egység, stb.).

- A beszerzési osztály vezetője, aki jóváhagyja vagy nem fogadja el a vásárlást.

- Ha az ajánlatokat már beszállítóktól kérték, akkor azokat az igényléshez kell csatolni.

Vásárlási igényeltetési folyamat

A beszerzési igénylési folyamatot a szervezetek az ellátási megbízások végrehajtására és nyomon követésére használják. Ezek bármi lehet a nyersanyagtól az irodabútorokig, és így tovább.

Amikor egy osztályvezető megállapítja, hogy az anyagok alacsonyak, töltse ki az igénylőlapot, amely tartalmazza a fent jelzett mezőket..

A beszerzési kérelem az a forma, amelyet a vállalat egy részlege küld a beszerzési osztálynak, felsorolva azokat a tételeket, amelyeket egy külső szállítótól kíván kérni..

Ez a folyamat lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy rendelést adjanak, felügyelői jóváhagyást kapjanak, és ami a legfontosabb, hogy a külső beszállítók árajánlatokat nyújtsanak be..

Ha a beszerzési menedzser megkapja a beszerzési igényt ebben a folyamatban, akkor az eredeti felhasználó által küldött összes információt felülvizsgálhatja. A menedzser egyszerűen kiválasztja, hogy a kérés jóváhagyásra került-e.

Ha nem fogadják el, akkor van egy doboz a döntés indoklásához, és a megkereső osztály tájékoztatást kap a döntésről. Ha azonban a menedzser megadja a jóváhagyását, a következő lépés az ajánlattevőtől származó árajánlat kérése.

fontosság

Indítsa el a vásárlási folyamatot

A vállalat szervezeti egységei olyan gyakran igényelnek anyagokat; A beszerzési igény megkezdi a vásárlási folyamatot. A beszerzési osztály a dokumentum szilárdságának megfelelően jár el.

Ha probléma merül fel, a dokumentum bizonyítékként szolgál arra, hogy a tanszék egy bizonyos kommunikációval kérte az árut.

Ez egy vezérlőeszköz

Ha nincsenek megfelelő ellenőrzések, a személyzet csalással járhat, mivel személyes felhasználásra igényelhetnek anyagokat.

Vásárlási igény esetén léteznek olyan intézkedések, amelyek garantálják a csalás gyakorlását. A kérelemnek több kézen kell mennie a pontosság és szükségesség biztosítása érdekében.

Védje az üzletet

A végrehajtási megbízások végrehajtásával elkerülhető a csalás lehetősége. A vállalat eszközeit is védik.

A beszerzési folyamat központosítása

Amikor egy szervezet a beszerzési osztályon keresztül központilag igényli az összes igényt, könnyen kezelhető az egész folyamat.

A vásárlók is előnyösek, mivel most már a vásárlásokat csoportosíthatják, és kihasználhatják a szervezet vásárlóerejét a jobb feltételek megtárgyalása érdekében.

Példák

1. példa

Kérelem száma: 00455

Dátum: 2018. május 15.

A kérelmező neve: Annaliese Corvo

Pozíció: a képzés felügyelője

Osztály: Személyzeti képzés

A kérelem indoklása: A következő elemeket kell használni a "Minőségbiztosítás" képzés során, amelyet 2018. július 16-20..

- 01 flipchart jelölők esetében.

- 12 ceruza.

- 01 flip chart 20 fehér lap: 1 méter széles és 1,5 méter hosszú.

- 12 normál vonalú notebook normál méretű.

- 06 színes táblák táblára.

- 12 gumi törlendő.

- 12 kék tintával.

Az irodaszer-beszállítóktól kapott 2 idézet csatolva van.

Meghatalmazott: Alberto Moreno

Pozíció: Humánerőforrás menedzser

Humán erőforrás menedzsment

2. példa

A Confecciones Tely termelési osztálya, S.A. Különböző anyagokat kell megrendelnie és ki kell töltenie az igénylési űrlapot. Ez az űrlap értesíti a beszerzési osztályt, hogy ezek a kellékek szükségesek.

A beszerzési osztály jóváhagyhatja vagy elutasíthatja a beérkezett igényt. Ha jóváhagyásra kerül, a megrendelés létrejön.

A vásárlási megrendelést a termék megvásárlására elküldi a szállítónak. A szállító számlákat készít és szállít.

A fogadó részleg megkapja a termékeket, és kézbesíti a vételi jelentést a számviteli osztálynak.

Ha az összes dokumentum megfelel, akkor a számviteli osztály a számlát jóváhagyja a pénztárnak, jelezve, hogy a fizetés a beszállítónak történhet..

referenciák

1. Üzleti szótár (2018). Vásárlási igény. Elvett: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Mi az a vásárlási igény? Készült: myaccountingcourse.com.
3. Erdei idő. A megkeresés és a megrendelés közötti különbség. Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Mi az a vásárlási igény és miért fontos ez a vállalkozás számára. Procurify. Készült: blog.procurify.com.
5. Tutorials Point (2018). SAP MM - Vásárlási igény. Támogatás: tutorialspoint.com.