A legfontosabb formális levél 10 jellemzője

A hivatalos levél írásos kommunikáció két ember között, akik ismerik egymást vagy nem, de akiknek minden esetben távoli és tiszteletreméltó kapcsolata van, ami arra kényszeríti őket, hogy formális nyelvet tartsanak fenn.

A levél íróját a címzettnek vagy a kibocsátónak hívják; a fogadó vagy a fogadó. A hivatalos levelet általában a vállalatok, a magas rangú intézmények és a kormányzati szervek közötti kommunikációhoz használják..

A nemzetközi díjak, nyilvános kinevezések vagy elismerések odaítélésében is részt vesz.

A hivatalos levelekben a beszélgetés nyelvét, az ismereteket, az idiómákat és a tuteót teljesen el kell hagyni. Az univerzálisan elfogadott udvariassági képleteknek jelen kell lenniük, és meg kell felelniük egy előre meghatározott struktúrának.

A formális jellege szerint az ilyen típusú betűket kézírással vagy papírra kell nyomtatni, és lezárt borítékban kell elküldeni a címzettnek, bár igaz, hogy a jelenlegi digitális korszakban a hivatalos levél felépítését használják a e-mailben. Az utóbbi azonban nem a leggyakoribb és nem ajánlott.

A hivatalos betűk 10 fő jellemzője

1- Hivatalos nyelv

A hivatalos nyelv megköveteli a szókincs és a kifogástalan nyelvtan és a helyesírás helyes használatát. A kezelésnek távolinak és tiszteletteljesnek kell lennie.

A címzettnek a feladónak kell kezelnie magát; soha ne legyen tutear, függetlenül a címzett korától vagy tartományától, vagy ha a feladó ismerte vagy nem ismeri.

Bár a nyelvnek tisztelettel kell bírnia, ez nem jelenti azt, hogy a kedvességet és az udvariasságot félretesszük..

2. Konkrét szándék

Nincs hivatalos levél a pontos szándék és a meghatározott cél nélkül. Ilyen típusú levél célja, hogy valamit közöljön a címzettkel, vagy olyan információt kérjen, amelyet a feladó ehhez megkövetel.

Mindenesetre arra törekszünk, hogy a címzettet pozitívan lenyűgözze, és kedvezően hajtsa végre azt, hogy a kommunikáció folyamata addig folytatódjon, amíg a feladó célkitűzései teljesülnek. A megadott információnak a lehető legegyszerűbbnek és teljesebbnek kell lennie.

3 - A hossz

A hivatalos levél általában rövid és konkrét, közvetlenül a célkitűzésre mutat, a megfelelő üdvözletek és udvariassági szabályok után.

Mint általában az intézményi, üzleti, kormányzati vagy két szoros kapcsolatban nem álló ember esetében, nincs értelme járni az ágak köré, kimeríteni vagy megmagyarázni a nem központi kérdéseket. Ily módon az általánosan hivatalos betűk nem haladhatják meg a 2 oldalt.

4- A fejléc

A hivatalos levelet a szervezet írójának vagy hivatalos személynek kell írnia. Ez általában olyan fejléces fejléceken történik, amelyeken csak az intézmény vagy a küldő neve jelenik meg, bár tartalmazhatja ugyanezen címet is..

Ezt követően a dátumnak meg kell jelennie, mielőtt azt a helyet (várost) írná elő, ahol ír.

Okosabb, ha a dátumot rövidítés nélkül írjuk, azaz a betűkkel írt hónapot és az évet négy számmal. A lap jobb oldalához kell igazodnia.

5- Kezelés és üdvözlés

A kezelésnek formálisnak kell lennie, és tartalmaznia kell a címzett helyzetét, szakmát vagy tartományát. Például: elnök, doktor, professzor, általános, stb., Amelyet a vezetéknév követ. Kerülje az üdvözléseket az első névvel, becenevekkel vagy becenevekkel.

Amikor a címzett egy pár, meg kell bánnia magát magával, mint Lord és Lady. Néhány országban a képviselők és a szenátorok "tiszteletreméltónak" minősülnek, másokban pedig "Illustrious Lord" lehetnek..

Ugyanez történik más kormányzati pozíciókkal vagy nemesi címekkel is, ezért fontos tudni az egyes országok jegyzőkönyvét.

Ha nem ismeri egy konkrét címzettet, használhat személytelen formulákat, mint például: „Kinek van szó” vagy egyszerűen „Tisztelt Uram” vagy „Kedves asszonyom”.

Az üdvözléshez hozzá kell adni néhány udvariassági szabályt, mint például a "Kedves", "Megtisztelt" stb. A "Tisztelt Uram" űrlapot formális üdvözlőként is használják.

6- A test

A levél tartalmának szintén néhány jóvoltából eredő szabálynak kell kezdődnie, mint például: "Ezzel ...", "Én írok neked ...", "Nagyon tisztelettel fogadom Önt ...", "Szolgálja ezt ... "vagy néhány kevésbé protokoll, mint például" Először is szívélyes üdvözlet ... ".

A levélnek rövid és jól strukturált bekezdésekkel kell rendelkeznie. Az üzenetnek pontosnak, konkrétnak és egyértelműnek kell lennie.

Ha ez egy kérés, akkor azt közvetlenül kell megtenni; ha tájékoztató levél, akkor egyenesen a ponthoz kell menni. Mindig tartsd észben, hogy a címzett egy elfoglalt ember, aki nem akar időt pazarolni felesleges beszédekkel, vagy nehezen érthető.

7- A búcsú

A búcsúnak ki kell kerekítenie a levél központi elképzeléseit, meg kell erősítenie a célt, és támogatnia kell a feladó elvárásait ("Várakozás a válaszra", "Remélem, hogy az információ hasznos", stb.).

A hivatalos betűk legelterjedtebb zárása: "Tisztelettel" vagy "Nagyon óvatosan", előnyben részesítve ezeket a nyomtatványokat, mint például a "Egy szívélyes üdvözlet", az "Üdvözlet", az "ölelés" stb..

Ezt követően el kell helyeznie a nyomtatott aláírást (vezetéknév és keresztnév) és a feladó aláírását. T

Tartalmaznia kell a feladó pozícióját vagy rangját, azaz "Dr.", "Ing.", "Prof.", Majd az utónevet és a vezetéknevet, és külön sorban az "Értékelő bizottság elnöke", "nagykövet" az Argentin Köztársaság "," főtitkár "stb..

8- Egyéb információk

A levél lábánál és az aláírás után szükség esetén a mellékletek magyarázata vagy azoknak az embereknek a neve, akik a levél másolatát kapják (a "Cc" rövidítéssel jelezve).

Az alábbiakban és végül, annak a személynek a kezdőbetűi, akik diktálták a levelet, azaz a megfelelő (nagybetűkkel) és annak átírójának (kisbetűkkel), szerepelhetnek az ábrán látható módon: ABC / def.

A korábban leírt levélként ugyanúgy nem ajánlott a posztkriptek használata.

9- A boríték

Minden hivatalos levelet meg kell küldeni egy borítékba, még akkor is, ha a feladó és a címzett ugyanabban az épületben van (például az intézmény intézményei közötti kommunikáció).

A borítéknak olyan méretűnek kell lennie, amennyit az tartalmaz, hogy ne legyen túl terjedelmes. A betűt a lehető legkisebbre kell hajtani (maximum 2–4-szer), mivel a szinte érintetlen papír túl sok hajtással sokkal elegánsabb.

A címzett neve és adatai mindig a boríték elején és annak közepén helyezkednek el. A küldő neve és adatai a boríték hátoldalán és lapján, illetve a boríték elején, tetején és bal oldalán találhatók..

A boríték elejének jobb felső negyedét mindig bélyegek vagy bélyegek foglalják.

A tartalmat óvatosan, de határozottan le kell zárni annak érdekében, hogy garantálja a tartalom sérthetetlenségét. Bizonyos esetekben nagyon protokollos vagy elegáns, lezárható pecsét viasz segítségével.

10- A válasz

Minden hivatalos levélnek válaszolnia kell. Ugyanaznak kell lennie, gyorsan és tömören, és meg kell őriznie a kapott hivatalos levél azonos vázlatát.

A formális levél, amelyre válasz nélkül kerül sor, a címzett tiszteletlen és félelmetes cselekményének tekinthető, amely az eredetileg követett célhoz képest teljesen ellentétes lehet..

referenciák

1. Hivatalos levél A (z) es.wikipedia.org webhelyről származik
2. 10 Formális és informális levél jellemzői. A características.co-ből visszanyert
3. A levél és annak elemei. Helyreállítva a portaleducativo.net webhelyről
4. A hivatalos levél jellemzői. A clubensayos.com-ról helyreállították
5. A formális betűk jellemzői és funkciói. Letöltve az estudiaraprender.com oldalról