Hogyan működik a Hotel szervezeti diagramja? (és annak funkciói)

az a szálloda szervezeti felépítése képviseli azokat a munkákat, amelyeket a szállodának a munkafolyamatok, a küldetés, a látás és az értékek elvégzéséhez szüksége van.

Minden szálloda, legyen az kicsi, közepes vagy nagyméretű, szervezeti felépítésre van szüksége, hogy napi tevékenységeit elvégezze. A feladatok megosztása, az egyes részlegek munkájának meghatározása és a szervezeti egységeken belüli és egységek közötti felhatalmazás.

A fenti szervezeti diagram egy 5 csillagos szállodára jellemző, bár egy 4-csillagos szálloda ugyanolyan számú vagy több lakást tartalmazhat. A csillagok száma önállóan leereszkedik vagy emelkedhet a szervezeti egységek számába.

Például a "NY King" szálloda megtarthatta az összes apartmant, és 4-5 csillagra emelkedhet. Vagy fordítva; 5–4 csillagból leereszkedjen, és tartsa meg az összes osztályt.

Az apartmanok száma a szálloda által kínált szolgáltatások függvényében változik. Talán egy luxusszálloda -5stars- turisztikai szolgáltatásokat nyújt az ügyfeleknek, tornateremnek, úszómedencének, teniszpályáknak, SPA-nak, diszkónak. Egy másik kisebb méretű szállodának nincsenek ilyen kiegészítő szolgáltatásai, és ezért nem kell annyi alkalmazottat igénybe venniük, ami csökkenti a számát osztályok.

A szállodában a leggyakoribb helyek: az igazgató, a marketing igazgató, a számviteli igazgató, a személyzet igazgatója, a mérnöki igazgató, a beszerzési igazgató, a helyiségvezető és az éttermi vezető..

Ezekből a pozíciókból más, alacsonyabb, de nem kevésbé fontos, a szálloda fő funkciójának teljesítése érdekében létrehozott; A vendégek a lehető legmagasabb minőséget biztosítják, attól függően, hogy hány csillag van a szállodában.

Ki felelős a szálloda szervezéséért??

Általában a vállalat szervezeti diagramjának vezetője a Humánerőforrás igazgatója.

A szervezeti diagramon kívül, a munkaköri leírásban meg kell határozni a jól definiált álláshelyeket, hogy az egyes alkalmazottak funkciói jól meghatározottak legyenek. Ez elengedhetetlen az új alkalmazottak felvételéhez, és minden alkalmazott számára, hogy tudja, mit tegyen.

Másrészt vannak olyan szállodák, amelyek kiszervezték a humánerőforrás funkciókat, különösen a kisebb szállodákat, amelyek nem részei a szállodaláncoknak.

Közös munkahelyek a szállodában és annak funkcióiban

1- Vezérigazgató / Hotel Manager 

Ez a legnagyobb felelősség:

• Felelős a szálloda igazgatásáért, ellenőrzéséért és fejlesztéséért, amely ellenőrzi, hogy minden más megyei terület működik-e a lehető legjobb módon.
• Meghatározza a vállalat politikáit és a kitűzött célokat.
• Ellenőrizze, hogy minden egyes osztály megfelel-e a kitűzött céloknak, kiváló szolgáltatási minőséget biztosítva.
• Az emberi erőforrás-gazdálkodás, a marketing, a biztonság, a minőség és a koordináció minden szempontja a szálloda megfelelő működéséhez szükséges.

2- Értékesítési vezető

A többi fő részleg kiegészítése mellett fő feladata az értékesítés és a reklámozás:

• Ügyfelek keresése.
• Jelenítsd meg a cégnek.
• A szolgáltatások nyújtása.
• Az ügyfelekkel való szoros kapcsolat.
• Hirdetési stratégiák kidolgozása.
• A szállodai szolgáltatások támogatása.
• Keressen potenciális ügyfeleket.
• Jelentse az eladások eredményeit a számviteli és pénzügyi osztálynak.

Értékesítési asszisztens

Ennek a pozíciónak a fő célja, hogy támogassa vezetője, vezetője és / vagy értékesítési vezetője munkáját, hogy ellenőrizze, osztályozza és rendelje el az eladásokat, a számla gyűjtése mellett a megfelelő eljárás lefolytatásához az adminisztratív rendben.

A helyiségosztály az, aki erre a célra felelős a foglalási kérelmek és az ügyfélszolgálat rögzítéséért, valamint az ellenőrzések és kifizetések ellenőrzéséért..

Azt is felügyelnie kell, hogy a szobák tisztaak, szorosan együttműködve a recepciósokkal és a házvezetőkkel.

Feladatuk a szobák rendelkezésre állásának meghatározása és a foglalások elfogadása és megerősítése.

Az ellenőr vagy a menedzser foglalás felelős irányítja a jó teljesítményt a szervezeti egység és fenntartások ügynökök ellátja a kezelésére fenntartások minden más eszközzel érkezik (média, csoportos foglalások online, túrák, üzemeltetők, stb), kezeli a pénzt a megfelelő biztosíték betétek és tartalékok konkretizálódik.

Értékesítési ügyvezető

Ez az egyik legfontosabb munkahely, mert felelős az értékesítők portfoliójáért, akiknek meg kell jelölniük, mit kell tennie.

Ő felelős azért, hogy minden alkalmazottja mit tegyen, tudnia kell az összes elszámolás mozgását, és ha van velük probléma, akkor felelősséget kell vállalnia.

Részletes leírást kell készítenie a számlakivonatokról, kezdeményeznie kell, hogy fontos fiókokat szerezzen vállalatának.

A cég sikere vagy sikertelensége attól függ, hogy nagyon összetett helyzet, amely rendkívüli elkötelezettséget és felelősséget igényel.

3- Szolgáltatáskezelő

Felelős a szolgáltatási osztály felügyeletéért:

• Ellenőrzési költségek.
• Szerezzen hűséges ügyfelet.
• A munkavállalók közötti jó kapcsolatok előmozdítása.
• Oldja meg az ügyfelek szolgáltatásainak kétségeit és aggályait.
• Teljesítse az értékesítési célokat.
• Mutasson példát az etikai normák végrehajtásával.
• Győződjön meg arról, hogy magas színvonalat kínálnak, és hogy az üzlet nyereséges.

Adminisztráció és pénzügyek

Fontos pozíció, mert az adminisztratív ügyek irányítása alatt áll, meg kell egyeznie a főigazgatóval abban, hogy az ügyek hogyan oszlanak meg és tájékoztatják Önt a hozzájuk kapcsolódó különböző szakaszokról és eseményekről.

A pénzügyi forrásokat, a költségvetést, a költségeket, a költségeket és a befektetéseket a vállalat igazgatóságaival és egységeivel együtt kell kezelnie.

Felügyeli a pénzügyi források kezelését, koordinálja a kormány által szabályozott megbízásokat, felügyeli a személyzeti adminisztrációval kapcsolatos folyamatokat.

Regisztrált és fenntartja a vállalat anyagi erőforrásait, anyagi és általános szolgáltatásait.

Üzleti stratégiák

Ahogyan a neve is mondja, felelős a stratégiák létrehozásáért és az új piacokhoz való csatlakozásról, valamint a vállalat erősségeinek megerősítéséről, valamint az egyesület vagy szervezet minden tagjának tapasztalatának és tudásának javításáról..

Fő funkciója a vállalat értékesítési tevékenységeire, a marketing menedzsmentre, a promócióra és a terjesztésre, az értékesítés tervezésére, a különböző disztribúciók megszervezésére irányul..

A termékek és területek szerinti értékesítésekkel kapcsolatos célok kijelölése, stratégiai tervek készítése a vállalat sikerének javítása, az ügyfelek és helyszínek tanulmányozása érdekében, amelyek megfelelőbbek lehetnek.

Támogatja a csapatmunka környezetét, elősegítve a felelős személyzet értékesítési szellemét.

Elemezze az ügyfelek problémáinak és panaszainak lehetséges okait.

Tervezési irányelvek az árak és az értékesítési feltételek meghatározásához.

Hozzon létre terveket a tanszékén dolgozó emberek képzésének javítására.

Felelős a különböző eljárások és javítások fogadásáért, szűréséért és terjesztéséért.

Ellenőrző és könyvelő

A pénzügyi és számviteli műveletek elemzéséért és ellenőrzéséért felelős osztály.

Szintén részt vesz az éves költségvetések, jövedelmi előrejelzések, pénzügyi kimutatások, pénzügyi helyzetről szóló jelentések készítésében, a könyvvizsgálói irodában végzett ellenőrzések elkészítésében stb..

bevásárlás

Ez egy nagyon fontos pozíció a vállalat munkájának helyes fejlesztéséhez, mert ők felelősek az ellátási láncért, és minden szükséges terméket megvásárolnak, hogy a létesítmény hatékonyan működjön.

Lehet vásárolni a vállalat használatára, mint viszonteladási és / vagy nyersanyagot saját termékeinek előállítására.

Ez a pozíció magában foglalja a szállítással vagy forgalmazással kapcsolatos szolgáltatások beszerzését is.

Felelősek az információs és számítógépes rendszerek használatáért a szervezet irányításáért.

Tervezik és irányítják a számítástechnikával és a technológiával kapcsolatos tevékenységeket abban a társaságban, amelyre dolgoznak.

Határozza meg a korábban kitűzött célok eléréséhez szükséges tervek tervezésének üzleti céljait.

4- Segédkezelő

Felelős a menedzser összes feladatának teljesítéséért, ha ez utóbbi hiányzik.

Általánosságban elmondható, hogy nem hozza meg a fontos döntéseket anélkül, hogy először konzultálna a menedzserrel, de ha döntést hoz a rutinszerű és közös ügyekben, amelyek a szálloda normális fejlődésében merülhetnek fel..

Meg kell képezni minden olyan információt és tudást, amely szükséges ahhoz, hogy ilyen fontos pozíciót vállaljon, ismeri az összes funkciót, a személyzetet, a feladatokat, a helyettesítéseket stb..

Ezen túlmenően a jogi normák ismerete nem olyan, hogy nem lehet megakadályozni a törvényekkel kapcsolatos problémák kiküszöbölését.

Gyorsan kell megoldani, és B-tervet kell készítenie mindentől abban az esetben, ha a dolgok nem felelnek meg az elvárásoknak.

Negyeddelosztási vezető

Az Ön feladata, hogy megtervezze, felügyelje és ellenőrizze, hogy az Ön területével kapcsolatos minden egyes működési politika végrehajtásra kerül-e:

• A csoportok és egyezmények működésének megtervezése és felügyelete.
• A havi statisztikák elemzése.
• Szabványok és normák létrehozása az Ön területén nyújtott szolgáltatások nyújtására.
• A területére vonatkozó panaszok fogadása.
• Koordinálja a karbantartás vezetőjét munkájuk megfelelő teljesítésével.

A recepció vezetője

A fogadó részleg feladatainak megszervezése és ellenőrzése:

• Készítse elő az Ön által megbízott személyzet menetrendjét.
• A panaszok kezelése.
• Szükség esetén kommunikáljon más osztályokkal.
• Ők gondoskodnak az ügyfélszolgálatról és megoldják a kérdéseket vagy aggályokat.
• Ő az ügyfelekkel való kapcsolattartásért felelős vezető.

házvezetőnő

Ennek a tanszéknek a legnagyobb száma az egész hotelért felelős, és főként az egész létesítmény takarításáért felelős: mind a szálloda közös területei, mind a folyosók, irodák, szobák stb..

Ez a pozíció rendkívül fontos, mert a tisztaság a szálloda bevezető betűje, ez nagyban függ a sikertől vagy a kudarctól.

Képesnek kell lennie, a munkavállalóknak barátságosnak és melegnek kell lenniük.

Élelmiszer- és italmenedzser

Felelős a szálloda konyhájában elkészített edények és italok elkészítésének és díszítésének felügyeletéért a szálloda által korábban megállapított receptek és szabványok szerint..

Biztosítsa más alkalmazottak funkcióinak megfelelő fejlesztését, a kellékanyagok megfelelő kezelését, az anyaghulladék elkerülését, a menü elkészítését, a desszertek, folyadékok, általános leltár stb..

Meg kell tennie a szükséges felvásárlásokat és a borászatokat.

Ellenőrizze az összes felelős személyzetet.

A nyilvánosság figyelmének kapitánya

Az étterem vagy a kávézó által nyújtott szolgáltatások helyes működéséért felelős az ügyvezetőnek.

• Fogadja el az ügyfelet.
• Elfogadja őt az asztalhoz.
• Javaslatok beszerzése.
• Tűz a vacsorát.
• Ellenőrizze, hogy mindenki dolgozik-e.
• Ellenőrizze az eszközöket.
• Segíts segítséget a pincéreknek, ha szükséges.

Felelős a személyzet irányításáért, a menük létrehozásáért, a nyersanyagok és egyéb áruk racionális használatának felügyeletéért, az ételek teljesítményének és minőségének ellenőrzéséért, az általuk gondozott egyéb munkavállalók munkarendjeinek meghatározásáért.

Általános szolgáltatások menedzser

Felelős a gépek és berendezések karbantartására és megelőzésére irányuló éves program kidolgozásáért.

Tegyen meg minden szükséges intézkedést az ingatlan építészeti feltételeinek fenntartásához és javításához.

Az alapszolgáltatások adminisztrációja, az integráló területek támogatása, az ingatlan és az utasok biztonságának védelme, a biztonsági és higiéniai bizottság működtetése.

Karbantartási menedzser

• Meg kell oldania a rekordidő alatt felmerülő összes problémát, hogy a termelés ne szakadjon meg.
• Szerveznie kell és koordinálnia kell a karbantartási munkákra vonatkozó megbízásokat az összes felelős személy számára.
• Koordinálja a karbantartási munkákhoz szükséges anyagok szállítását és fogadását.
• Ellenőrizze az elvégzett munka sorrendjét és minőségét.
• Engedélyezze a raktárban tárolt anyagok eltávolítását.
• Szükség esetén képzéseket kell biztosítani a létesítményekben lévő berendezésekről, anyagokról és eszközökről.

Biztonsági vezető

Felelős a foglalkozási kockázatok megelőzéséért.

• Elemezze a lehetséges kockázati helyzeteket.
• Biztonsági tervek kidolgozása.
• Vizsgálja meg a csapatot.
• Felügyeli a rendszereket.
• Biztosítja az ügyfelek és a munkavállalók biztonságát.
• Készítsen jelentéseket mindenről, ami történt és mi történt.
• Parkolásvezérlés.

A kertészet vezetője

Minden, ami a kerthez és annak karbantartásához kapcsolódik.

Igazgatási vezető

Feladata a vállalat adminisztratív irányításának megtervezése és irányítása.

• A beszállítókkal való kapcsolatok kezelése.
• Személyzeti fegyelmi ellenőrzés.
• Termelési stratégiák létrehozása stb..

Az emberi erőforrások vezetője

Felelős a humán erőforrások ellenőrzésével kapcsolatos minden tevékenységért, és közvetlen kapcsolatban áll az általános vezetéssel és más vezetőkkel.

• Meg kell tartania a kedvező munkakörnyezetet.
• A HR alrendszerek szervezése.
• A munkavállalók közötti konfliktusok közvetítése.
• Biztosítsa a munkavállalói-vállalati kapcsolatok jólétét.

Raktárvezető

Ellenőrzi az összes anyag, berendezés, termék, eszköz és általában a vállalat tulajdonában levő tulajdonságait.

Szintén elvégzi a helyes és hatékony ellenőrzéshez szükséges ellenőrzéseket és készleteket.

Számviteli asszisztens

Feladataik a számviteli feladatokhoz kapcsolódnak, számos funkciója közül:

• Készletkezelés.
• Szolgáltatások kifizetése.
• Adóbevallások.

Adminisztratív asszisztens

Fő funkciói:

• A levelezés feldolgozása, dokumentumok fogadása, hívások fogadása, látogatás, dokumentumok archiválása, fájlok feldolgozása, napirend naprakészen tartása stb..

Egy másik rendszer: