A Hivatal az üzleti világ funkcióiban, felszerelésében és anyagában



az irodája az üzleti világban képviseli a vállalat azon részét, ahol a beérkezett és kiadott adatokat feldolgozzák, annak érdekében, hogy a szervezet által a működésének vagy tevékenységének rendes fejlesztéséhez szükséges információkat továbbítsák..

Fontosságát az adja, hogy minden olyan termék, amely árukat vagy szolgáltatásokat állít elő, függetlenül attól, hogy melyik ága van, ahol a szakterülete van, szükség van egy olyan csoportra, amely kezeli a műveletet és kezeli az egyéb adminisztratív funkciókat. Ezek többsége irodában dolgozik.

Az iroda munkatársainak száma változhat, de minden szervezetnek típusuktól vagy méretüktől függetlenül szüksége van az irodai alkalmazottakra a mindennapi feladatok ellátására. Az irodai dolgozók a vállalat különböző szempontjait kezelik.

Ezek a szempontok a számviteli, szöveges és adatfeldolgozási, távközlési és egyéb tevékenységek. Szükségük van a gazdaság minden ágazatára, a gyártástól a szállításig. 

A technológia alapvető hozzájárulást jelent az irodában: lehetővé teszi a nagyobb mennyiségű munka elvégzését rövidebb idő alatt.

index

  • 1 Funkciók
  • 2 Berendezések és anyagok
    • 2.1 Kereskedelmi telefonrendszer és asztali telefonok
    • 2.2 Számítógépek
    • 2.3 Számítógépes hálózat és internetkapcsolat
    • 2.4 Többfunkciós nyomtatók
    • 2.5 Papír aprítók
    • 2.6 Fénymásolók
    • 2.7 Videoprojektorok és képernyők
    • 2.8 Kereskedők berendezése
    • 2.9 Bútor
    • 2.10 Irodai kellékek és kellékek
  • 3 Példák az irodai munkahelyekre
    • 3.1 Írók / szerkesztők weboldalakon és újságokban 
    • 3.2 A recepciósok
    • 3.3 Könyvelők
    • 3.4 Menedzserek
    • 3.5 Hívás-hívásközpontok hívása
  • 4 Referenciák

funkciók

- Az iroda által nyújtott fontos szolgáltatások magukban foglalják a szervezet többi szervezeti egységének adminisztratív és egyéb szolgáltatásait is, amelyek nem működhetnek az iroda nélkül.

- Az iroda ugyanolyan fontos egy szervezetben, mint az emberi szervezetben az agy. Ezért az iroda a vállalat agya. Információt gyűjt a különböző belső és külső forrásokból, regisztrálja, szervezi és elemzi, hogy hozzáférhető legyen a vezetés számára. Az irodában rendelkezésre állnak mind a múlt, mind a jelenlegi információk.

- Az iroda közvetítőként is működik. Csatlakoztassa a külvilágot a különböző osztályokhoz és fordítva. Minden értékesítési megrendelést az irodán keresztül kapunk. Csatlakoztassa a szervezetet az ügyfelekhez, a beszállítókhoz, a kormányhoz és a nagyközönséghez. A modern irodákban a nyilvános kapcsolatok nagyon fontosak.

- Minden üzleti tevékenység középpontjában áll; Olyan, mint egy adminisztratív idegközpont. Az irodából a vásárlásokról, az értékesítésről, a pénzügyekről és a kommunikációról tájékoztat.

- Ez egy ellenőrző központ; ez az eszköz a vállalat politikáinak fellépéséhez. Amikor az üzlet nő, minden vezető felhatalmazást kap arra, hogy saját döntéseit és cselekedeteit hozza. Így minden egyes osztálynak saját irodája lesz, hogy megkönnyítse a menedzsmentet a tervek és politikák körvonalazására.

Az irodákban végrehajtott néhány kulcsfontosságú intézkedés:

  • ülések.
  • Felhívjuk a figyelmet.
  • Egyetért a vállalat stratégiájával.
  • Egyetértek a célokkal.
  • Fizikai és számítógépes fájlok szervezése.
  • Ügyfélszolgálat.
  • Dokumentumok nyomtatása és másolása.

Berendezések és anyagok

Az irodai berendezések fejlesztése lehetővé tette a nagyobb automatizálást. Az irodai automatizálás azt jelenti, hogy a gépeket ismétlődő és unalmas feladatok elvégzésére használják. A csapatok is segítenek a dolgozóknak abban, hogy munkájukat gyorsabban és hatékonyabban végezzék.

Az irodában megtalálható berendezések között:

Kereskedelmi telefonrendszer és asztali telefonok

Ezek az ügyfelekkel és beszállítókkal való közvetlen kommunikáció fő eszköze.

Számítógépek

Az információ feldolgozása, amely jelenleg bármely irodai lélek. Az e-maileknek köszönhetően ezek is fontosak a kommunikációhoz.

Számítógépes hálózat és internetkapcsolat

Ha az információ a vállalat lelke, akkor a számítógépes hálózatok azok az artériák, amelyek ezt az információt a vállalkozás minden területén átadják. Ethernet-kábelezés, routerek és modem szükséges a helyi hálózat internethez való csatlakoztatásához.

Többfunkciós nyomtatók

Amikor az információ digitális, azt szeretnénk kinyomtatni, és ha kinyomtatjuk, azt be szeretnénk szkennelni. Másrészt azt szeretnénk, hogy megkapjuk vagy faxon küldjük. Ezek a csapatok mindent megtesznek.

Papír aprító

Nyomtatott papír előállításakor sokszor el kell pusztítania. Az iroda felelős az általa szolgáltatott információkért.

fénymásolók

A dokumentumok másolásának alapjai.

Videoprojektorok és képernyők

A tárgyalóteremben előadásokhoz használatos.

Berendezések kereskedőknek

Értékesítési gépek és pénztárgépek.

bútor

Az irodában lévő bútorok belsejében megtalálhatók a következők:

  • székek
  • asztali
  • kabinok
  • Fájlszekrények
  • szőnyegek
  • Találkozó asztalok

Irodaszerek és kellékek

A hivatal működéséhez szükséges anyagok és kellékek egy része:

- Fehér papírlapok: Nyomtatáshoz és fénymásoláshoz, kis jegyzetek írásához és flipcharton történő bemutatáshoz.

- Tekercspapír: hőpapír, fax, címke szalag, papír az értékesítési helyhez.

- Előre nyomtatott formák: számlák, adóbevallások, fizetési nyugták, íróasztal naptárak.

- Címkék és ragasztópapír: címkék a mappákhoz, az árcímkékhez és a post-it jegyzetekhez.

- Nyomtatási kellékek: tintapatronok és festékkazetták.

- Hordozható adathordozók: USB-kártyák és memóriakártyák.

- Mechanikus rögzítők: papír és pillangó típusú kapcsok, kapcsok.

- Vegyi kötőelemek: átlátszó ragasztószalag, ragasztó.

- Tisztítószerek: mopok, tartályok, újrahasznosító tartályok, seprűk, szappan, légfrissítők, fertőtlenítőszerek, papírtörlő és WC-papír.

- Kis gépek: papír lyukasztók, tűzőgépek, kaparók, gumitömítések, számozási gépek és ceruzahegyezők.

- Fizikai tárolás: mappák, borítékok, dobozok, polcok és íróasztalok.

- Íróanyagok és korrektorok: ceruzák, tollak, markerek, korrekciós szalag, korrekciós folyadék és radírok.

Példák az irodai munkahelyekre

Írók / szerkesztők weboldalakon és újságokban 

Írók és szerkesztők, függetlenül attól, hogy a munkacsoporthoz tartoznak, vagy otthonról dolgoznak, irodában dolgoznak. Az írók tartalmat hoznak létre a nyomtatott kiadványok, a weboldalak és a blogok számára. A szerkesztők korrigálják az írott tartalmat.

recepciós

A recepciós munkatársak irodában fogadnak ügyfeleket és szállítókat, e-maileket írnak, telefonhívásokat fogadnak, üzeneteket fogadnak, e-maileket küldenek, telefonhívásokat kommunikálnak bizonyos alkalmazottaknak és bejelentést tesznek..

Az ügyfélszolgálati munkatársnak jól tájékozottnak kell lennie az üzleti tevékenységeiről, valamint termékeiről és szolgáltatásairól, hogy segítse az ügyfeleket. Válaszolnia kell a hívásokra és az e-mailekre, meg kell adnia a megrendeléseket és visszafizetéseket.

könyvelők

A könyvelők vagy könyvelők irodai környezetben dolgoznak. Feladataik közé tartozik többek között az adók előkészítése, számlák kifizetése, kifizetések fogadása.

menedzserek

Az irodavezetők irányítják az irodai munkát. Feladataik eltérhetnek a személyzet munkájának bérbeadásától, lövésétől vagy ütemezésétől, a feladatok átruházását, az új alkalmazottak képzését, az irodai politikák létrehozását és érvényesítését, a munkacsoport felügyeletét, a helyzetek megoldását és a számítógépes rendszerek karbantartását..

Híváskezelés-hívásközpontok

Azok a személyek, akik a call centerben dolgoznak, telefonos hívásokat igényelnek azon vállalat ügyfelei számára, amelyeknek munkáját végzik. Meg kell adnia nekik a kérdéseire adott válaszokat, panaszokat kell kapnia és megrendeléseket kell feldolgoznia.

referenciák

  1. Rob Waugh (2017). Mi a következő az irodai technológiára? A Telegraph. Small Business Connect. Távozás: telegraph.co.uk.
  2. StateUniversity (2018). Üzleti szemléletű számítógépek és irodák - A mai üzlet, az üzleti munkaerő, az üzleti folyamatok, a pénzügyek. Készült: careers.stateuniversity.com.
  3. Lucy Kellaway (2013). Hogyan változtatta meg a számítógép az irodát örökre. BBC News A bbc.com-ból.
  4. Wikipédia, a szabad enciklopédia (2018). Irodai menedzsment Készült: en.wikipedia.org.
  5. Yajaira Gutierrez (2012). Az irodai alapfogalmak. Készült: pedageducomercial.blogspot.com.
  6. James Bucki (2018). Alapvető irodai berendezések a vállalkozás indításához. A mérleg műveletek és technológia. Elvett: thebalance.com.