Részvény:
A 12 legfontosabb domináns irodai funkció
az az uralkodó irodai funkciók ők azok a közigazgatási tevékenységek, amelyeket egy vállalat, szervezet vagy intézmény személyzete realizál, és amelyek szükségesek ahhoz, hogy ugyanaz működjön. Ha hatékonyan végzik, az eredmények sokkal jobbak lesznek, mint ha rosszul végzik.
Ez a munka rendszerint hétfőtől péntekig rendszeres ütemezéssel kezdődik, amely 8 vagy 9 órakor kezdődik. és akár 4 vagy 5 p.m-ig tart, bár ez az országok vagy régiók szerint változik.
Az irodai munka nagy része olyan alapvető készségeket igényel, mint a folyékony szóbeli kommunikáció, az írási képesség, az iratgyűjtés és az irodai berendezések, például számítógépek, fénymásolók stb..
A feltételezett pozíció vagy felelősség szintjétől függően megköveteli, hogy egy személynek legyen műszaki, egyetemi vagy negyedik szintű képzése.
A 10 fő funkciója az iroda
1- Tervezés
Ez az első és legfontosabb feladat, mivel meghatározza, hogy a szervezeti módszerek és struktúrák hogyan tudnak hozzájárulni az üzleti tervhez.
Vannak olyan technológiai eszközök, amelyek segítenek ezeknek a módszereknek a csapat tagjai között elosztott feladatokban való megvalósításában, de csak a jó tervezés garantálhatja, hogy minden végül hozzáadja az üzleti célt.
Az általános tervezéshez a vállalaton belül egyértelmű üzleti elképzelésre és bizonyos hierarchikus szintre van szükség, de a csapat minden tagjának meg kell terveznie a munkáját, hogy megfeleljen a kitűzött céloknak és határidőknek..
2- Jelentések átírása és / vagy írása
Egy olyan feladat, amely naponta foglal helyet az irodában dolgozóknak, az, hogy bármilyen támogatásban írják le azokat a beszámolókat, amelyek támogatják vagy részletezik a funkcióikat, vagy amelyek arra szolgálnak, hogy megmagyarázzák a többi munkatársuk között a részleteket (háttér, előrehaladás, eredmények, profik és stb.), egy adott projekt esetében.
Ezek az írások szintén a szervezet azon tevékenységének nyilvántartásaként szolgálnak, amelyhez az iroda tartozik, a jövőbeni ellenőrzésekhez vagy felülvizsgálatokhoz.
3 - Részvétel az üléseken
Ezek egy olyan munkacsoport tagjai közötti találkozók, amelyekben a jelenlegi projektekkel kapcsolatos ötleteket cserélnek, új javaslatokat teszek közzé, prezentációkat, jelentéseket vagy jelentéseket osztanak meg.
Általában céljuk, hogy a jelenlévők mindegyikét a közös cél elérése irányába igazítsák, szerepüket, feladataikat és határidőket rendelve mindegyikhez. Ezek a feladatok megoldása során felmerült problémák megoldására is szolgálnak.
Ezek gyakorisága, időtartama és nagyon meghatározott dinamikája van. Az archiváláshoz rendszerint percekben vagy percekben is rögzítik azokat, amiket ezekben tárgyalnak.
4- Találkozók ütemezése
Arról van szó, hogy összehangoljuk az összes olyan ember napirendjét, akiknek egy találkozón kell lenniük úgy, hogy egy adott helyen és időben egybeeshessenek.
Ez egy olyan feladat, amely túlnyomó lehet, így a technológia támaszkodása jó ötlet lehet. Vannak olyan alkalmazások, mint például a ScheduleOnce, amelyek lehetővé teszik a találkozók automatikus ütemezését, lehetővé téve a vendégek számára, hogy megtekinthessék a rendelkezésre álló dátumokat és válasszanak egy megfelelő ütemezést..
5- Ellenőrizze a vállalati e-mailt
Ez egy olyan feladat, amely sok időt vehet igénybe. A 2016-ban közzétett Adobe-jelentés, amely egy több mint ezer munkavállaló által végzett önállóan végzett felmérés eredménye, azt mutatja, hogy átlagosan 20,5 órát töltünk minden héten, és ellenőrizzük munkatársainkat.
Az e-mailek rendezése, olvasása és megválaszolása nagyon gyakori kommunikációs forma, és lehetővé teszi bármely projekthez vagy szervezeti folyamathoz kapcsolódó fájlok és megjelenítések cseréjét.
Bár a vállalatok folyamatosan keresnek hatékonyabb e-mail kezelési formákat, vannak olyan alkalmazások is, mint a Gmail intelligens címkéi..
A feladat egyszerűsítésének másik módja a szabványos e-mail sablonok, illetve a minimális módosításokkal elküldhető szövegek beillesztése a különböző címzettek és különböző lehetőségek között..
6. Pénzügyi menedzsment
Ebben a feladatban biztosítani kell, hogy a pénz a termékek és szolgáltatások megvásárlásában és értékesítésében teljesítse életciklusát; minden számlát küld, regisztrál, fizet és küld. Természetesen vannak olyan irodák, ahol csak erre fordítanak.
Ez a tevékenység magában foglalja a pénzügyi számlák és a jogi dokumentumok naprakésszé tételét is, hogy ne legyen probléma a kérdéses szervezetet érintő jogi kerettel..
7- Logisztika
Ez a funkció garantálja, hogy a vállalat munkájához kapcsolódó összes árut raktárakból és ügyfelekből szállítsanak. Ez magában foglalja azt is, hogy az új termékek előállításához nyersanyagokat szerezzenek a beszállítókkal.
Ennek a funkciónak az a célja, hogy biztosítsa, hogy a vállalat mindent megtesz, hogy megőrizze az általa forgalmazott áru vagy szolgáltatás termelését.
8- Felhívja a figyelmet
Egy irodában is a telefonra kell választ adni, mivel ez egy kommunikációs eszköz az ügyfelekkel, a beszállítókkal és a munkatársakkal.
Bár egyszerű feladatnak tűnik, egy bizonyos protokollt igényel, mivel lehet, hogy az a hang, amit valaki a cégen kívül, társít a képpel. Ezért fontos tiszteletben tartani az udvariasság szabályait, fenntartani az intézményi hangot, mérsékelni a hangerőt és a használt szókincset.
Egy másik fontos tény, amelyet néha figyelmen kívül hagynak ennek a funkciónak a végrehajtásakor, az, hogy minél több adatot írjon le a telefon másik oldalán lévő személyről; Ez biztosítja a vállalat elérhetőségének adatbázisát, és lehetővé teszi, hogy helyesen követhesse a telefonbeszélgetés során tárgyalt ügyet.
9 - Archívumok szervezése
Az irodában végrehajtott feladatok többsége létrehoz egy dokumentumot: számlákat, jegyzeteket, perceket, perceket, értékesítési jelentéseket stb..
Digitálisan vagy papíron olyan információmennyiség, amely megköveteli, hogy valaki felelős legyen a katalógusozásért, az archiválásért és annak megőrzéséért az üzleti szempontból fontos szinten..
Pontosan ez az utolsó pont, az információvédelem, olyan kérdés, amely sok szervezet fejfájásává vált, így egyre több eszköz, protokoll és eljárás lép fel, amelyek biztonságot nyújtanak az információ archiválásában és továbbításában. érzékeny adatokat egy szervezetben.
Bizonyos esetekben külső merevlemezeket használnak, míg másokban ezekre az esetekre speciális szerverek vagy tárolási platformok vannak a "felhőben", mint például a Microsoft OneDrive, a Google Drive vagy az Apple iCloud..
10 - A vállalati levelezés megoszlása
Egy olyan feladat, amely - jóllehet nem igényel nagyon magas tudományos képzést - jó szerveződést, felelősséget és sürgősséget igényel, a levelezés elosztása az irodán belül.
Néhány tervrajz, a bank által küldött hitelkártya, a beszállítói számlák vagy a kormányzati szerv válasza egyike azoknak a dokumentumoknak, amelyeket bármely alkalmazott várhat, és amelyeken sok más folyamat is függhet. a vállalat.
11 - Ügyfélszolgálat
Ez a funkció az, hogy fizikailag segítse az ügyfeleket a vállalat által kínált termékekkel vagy szolgáltatásokkal kapcsolatos kérdésekkel vagy panaszokkal.
12 - Dokumentumok nyomtatása és másolása
Olyan dokumentumok nyomtatásából áll, amelyeket fizikailag meg kell menteni, vagy másolatot készíteni azokról, amelyeket kettős példányban kell tartani, vagy a vállalat munkavállalóinak át kell adni..
referenciák
- Audra Bianca (s / f). Irodai és tervezési tippek. A lap eredeti címe: smallbusiness.chron.com.
- Biz Trend (2015). 7 irodai feladat, amelyet automatizálhat és automatizálhat. Szerkesztve: www.sba.gov.
- Dewei Caitlin (2016). Hány órányi életed van a munkahelyi e-mailben? Próbálja ki a depressziós számológépünket. A lap eredeti címe: washingtonpost.com.
- Laurie Reeves. Az irodában dolgozó munkák listája. A lap eredeti címe: work.chron.com.
- Mit csinál egy irodai asszisztens. Letöltve a learn.org.
- Pontosan mit csinálnak az emberek irodai munkákban. A lap eredeti címe: reddit.com.