Típus-folyamatok, modellek, fázisok és példák újratervezése

az folyamat újratervezése egy üzleti menedzsment stratégia, amely a szervezet munkafolyamatainak és üzleti folyamatainak elemzésére összpontosít, a teljesítmény, a termelékenység és a minőség jelentős javulása érdekében.

A munka újrafogalmazásának és újratervezésének gyakorlata a szervezet küldetésének jobb támogatása és a költségek csökkentése érdekében. Az üzleti folyamat az adott eredmény elérése érdekében végrehajtott feladatok vagy összekapcsolt tevékenységek körét jelenti.

Ez a szervezet missziójának, stratégiai céljainak és az ügyfelek igényeinek magas szintű értékelésével kezdődik. Alapvető kérdéseket tesz fel, mint például a küldetés újradefiniálása? A stratégiai célkitűzések összhangban vannak a misszióval? Kik az ügyfelek?

Egy vállalat megállapíthatja, hogy megkérdőjelezhető feltevések szerint működik, különösen ügyfelei igényei és kívánságai tekintetében. Csak miután a szervezet újra megvizsgálja, mit kell tennie, dönt arról, hogyan kell jobban csinálni.

index

• 1 Fókuszáljon a folyamatokra
• 2 típus
  • 2.1 A költségjavítás újbóli megújítása
  • 2.2 Újratervezés, hogy versenyképesebb legyen
  • 2.3 Az innováció radikális pontjának átalakítása
• 3 Modellek
  • 3.1 ADKAR modell
  • 3.2 A hidak átmeneti modellje
• 4 fázis
  • 4.1 A változás szükségességének azonosítása és közlése
  • 4.2 Gyűjtsön össze szakértői csoportot
  • 4.3 Hatékony folyamatok keresése és kulcsfontosságú teljesítménymutatók meghatározása (KPI-k)
  • 4.4 A folyamatok újratervezése és a KPI-k összehasonlítása
• 5 Példák
  • 5.1 Ford Motors
  • 5.2 Taco Bell
• 6 Előnyök és hátrányok
  • 6.1. Előnyök
  • 6.2 -Disadvantages
• 7 Referenciák

Fókuszban a folyamatok

A misszió és a célok alapértékelése keretében az újratervezés a szervezet folyamataira, azokra a lépésekre és eljárásokra összpontosít, amelyek az erőforrások felhasználásának módját szabályozzák az ügyfelek igényeinek megfelelő termékek és szolgáltatások létrehozásához. különösen a piacokon.

A Reengineering azonosítja, elemzi és újratervezi a szervezet alapvető üzleti folyamatait azzal a céllal, hogy drámai javulást érjen el a kritikus teljesítménymérésekben, mint például a költség, a minőség, a szolgáltatás és a sebesség.

Az információs technológiát a szervezeti és együttműködési formák új formáinak megteremtésében tekintik a meglévő üzleti funkciók támogatása helyett.

A folyamat újratervezése különböző tudományágakból származik, és négy fő terület azonosítható, amelyek változhatnak: szervezet, technológia, stratégia és emberek. E területek megfontolására közös keretként használják a folyamatot.

típus

Három különböző típusú újratervezés létezik, amelyeket bármely vállalat elindíthat:

Újratervezés a költségjavítás érdekében

Ez a fajta újratervezés a vállalat rendkívüli csökkenéséhez vezethet a nem alapvető fontosságú folyamatok költségeinek csökkentésében, akár a folyamatok radikális megváltoztatásával, akár azok teljes megszüntetésével..

Ez messze meghaladja a költségcsökkentésre irányuló szokásos erőfeszítéseket.

Újratervezés, hogy versenyképesebb legyen

Az ilyen típusú újratervezés erőfeszítései révén az üzleti tevékenységekben előállított főbb folyamatokon belül törekszik.

Ennek célja, hogy világszínvonalú szinten váljon a legjobbnak, miközben versenyképes egyenértékűséget biztosít a vállalatokkal, amelyek a múltban a szabályokat és az iparági szabványokat állapították meg..

Újratervezés az innováció radikális pontjához

Ez a fajta újratervezés célja az innováció radikális pontjainak megteremtése és megléte, a meglévő szabályok megváltoztatása és az osztály legjobbjainak új meghatározása minden olyan vállalat számára, amelyik az egyikre törekszik..

modellek

ADKAR modell

A modell az emberek cseréjének elemeire összpontosít, különös tekintettel arra, hogyan lehet biztosítani, hogy az érintett munkavállalók támogassák és hiszenek a változásban.

Ezt követően a modell megvizsgálja az üzleti dimenziót, a változás szükségességének azonosítására, a teljesítendő célkitűzésekre, a célok elérésének módjára, valamint az időmértékre, amelyen belül teljesülnek..

A sikeres változási stratégia megvalósítása érdekében mind az üzleti, mind a személyes dimenziókat gondosan kell gondoskodni. Öt kulcsfontosságú lépés van a munkavállalók támogatása érdekében.

tudatosság

Az alkalmazottaknak tisztában kell lenniük azzal, hogy milyen változások történnek és miért van szükség. Ha a dolgozók nem ismerik ezeket a dolgokat, elveszíthetik a motivációt és az irányt a stratégián belül.

A vezetés döntő szerepet játszik annak biztosításában, hogy a munkavállalók tisztában legyenek a változási folyamat minden elemével.

Bárcsak

A változási stratégia támogatásának természetesen a munkavállalóktól kell származnia. Ahelyett, hogy a változásokat a munkavállalókra kényszerítenénk, a projekt látásába és fejlesztésébe való bevonása biztosítja a végeredmény támogatását.

tudás

Az újratervezés valószínűleg megváltoztatja a munkavállalók rutinját és készségeit, valamint a szervezet általános változását.

Ezért a munkavállalóknak teljes körű támogatást kell kapniuk a készségek megszerzéséhez és fejlesztéséhez.

jártasság

Ezt a tudást fejleszteni kell, de csak akkor lehet megtörténni, ha az egyének rendelkeznek a szükséges képességekkel.

támogatás

A változást és a módszert alkalmazó személyek jutalmát a változás után meg kell erősíteni. Ez biztosítja, hogy a munkavállalók ellenálljanak a kísértésnek, hogy visszavonuljanak a régi szokásokba.

Hidak átmeneti modellje

A modell fő erőssége, hogy az átmenetre, nem pedig a változásra összpontosít. Ezek közötti különbség finom, de fontos.

A változás az emberekkel történik, még akkor is, ha nem ért egyet ezzel. Másrészt, az átmenet az, ami az emberek elméjében történik, ahogy a változáson megy keresztül.

A változás nagyon gyorsan történhet, míg az átmenet általában lassabban megy végbe.

A modell az átmenet három szakaszát emeli ki, amelyeken az emberek átmennek, amikor változáson mennek keresztül. Ezek a következők:

- Megszűnés, veszteség és elengedés.

- Semleges zóna.

- Új kezdet.

A hidak azt mondják, hogy az emberek minden lépcsőn saját tempójukon mennek keresztül. Például azok, akik jól érzik magukat a változással, valószínűleg gyorsan lépnek a harmadik szakaszba, míg mások az első vagy a második szakaszban maradnak.

fázisok

Az üzleti folyamatok megújítása nem könnyű feladat. Hacsak az egyes fázisok sikeres befejezése nem sikerül, a változás megpróbálkozhat.

Azonosítsa és közölje a változás szükségességét

Vizsgálatot kell végezni. Milyen folyamatok nem működnek? Bizonyos szempontból a verseny jobb vagy rosszabb, mint a vállalat?

Az összes információ megszerzése után egy nagyon teljes tervet kell készíteni a különböző osztályok vezetőinek részvételével.

A vezetésnek az eladó szerepét kell betöltenie. Meg kell közvetítenie a változás nagyszerű látomását, és megmutatnia, hogyan fogja pozitívan befolyásolni a legalacsonyabb minősítésű munkavállalókat is.

Gyűjtsön össze szakértői csoportot

Mint minden más projekt esetében, a folyamat újratervezéséhez magasan képzett és motivált csapatokra van szükség, akik elvégzik a szükséges lépéseket. A legtöbb esetben a csapat a következőket tartalmazza:

Senior Manager

Ha jelentős változásról van szó, akkor szükség van egy olyan személy felügyeletére, aki a döntéseket megteheti, és akik közvetlenül kapcsolatba léphetnek.

Operations Manager

Szükséged lesz valakire, aki ismeri a folyamat komplikációit. Ott a műveleti igazgató beavatkozik, hogy a folyamatokkal együtt dolgozott, és nagy tudásukkal hozzájárulhat.

Szakértők megújítása

Szükség lesz a megfelelő mérnökökre. Az újratervezési folyamatoknak több különböző területen is lehetnek tapasztalatok, az IT-től a gyártásig.

Keressen nem hatékony folyamatokat, és definiálja a kulcsfontosságú teljesítménymutatókat (KPI-k)

Meg kell határozni a helyes KPI-ket. A KPI-k általában az optimalizálandó folyamat függvényében változnak.

Ezután a folyamatokat egyedileg kell követni. Ennek legegyszerűbb módja az üzleti folyamatok feltérképezése.

Sokkal könnyebb, ha minden lépésről lépésre írásban van. Ez az, ahol az operatív vezető hasznos, mivel megkönnyíti a folyamatok meghatározását és elemzését.

A folyamatok legegyszerűbb módja az áramlási diagramok. Vegyünk egy ceruzát és papírt, és lépésről lépésre rögzítsük a folyamatokat.

Ha több ismerete van a technológiáról, a szoftverelemzés a folyamatelemzéshez sokkal könnyebbé teheti mindent.

Tervezze át a folyamatokat, és hasonlítsa össze a KPI-ket

Amikor eljutsz ehhez a ponthoz, nincs sok hozzáadás. Most meg kell tennünk, hogy folytassuk az elméletek gyakorlati megvalósítását, és megismerjük a KPI-k fenntartását.

Ha a KPI-k azt mutatják, hogy az új megoldás jobban működik, elkezdheti lassan méretezni a megoldást, és egyre több vállalati folyamatban léphet fel..

Példák

Ford Motors

Az 1980-as években az amerikai autóipar recesszióban volt. A költségek csökkentése érdekében a Ford úgy döntött, hogy részletesen elemzi néhány szervezeti egységének üzleti folyamatait, próbálva megtalálni a nem hatékony folyamatokat.

Észrevették, hogy több mint 500 ember dolgozott a számviteli osztályban. Összehasonlításképpen, mintegy 100 ember dolgozott ugyanabban a tanszékben a versenytársa Mazda-ban.

Bár a Ford nagyobb cég volt, számszerűsíthető célt tűztek ki, melynek célja, hogy az alkalmazottak számát csak 200 főre csökkentse..

Elindítottak egy folyamat-újratervezési kezdeményezést, hogy megtudják, miért volt a tanszéknek olyan sok személyzet. Elemezték a jelenlegi rendszert, és felfedezték, hogy a következő módon működött:

- Amikor a beszerzési részleg vásárlási megbízást írt, egy példányt küldött a beszerzési osztálynak.

- Ezután az anyagfelügyeleti osztály megkapta az árut, és elküldte a hitelfelvétellel kapcsolatos dokumentum másolatát.

- Ezzel egyidejűleg a beszállító átvett egy elismervényt az átadott árukért.

Teljesen új folyamat

A fizetendő munkavállalónak a három megbízást kellett összekapcsolnia, és párosításukkor a fizetést manuálisan adta ki. Ez a folyamat sok munkát igényelt az osztályon.

A kisebb fejlesztések helyett a Ford egy teljesen új folyamatot fejlesztett ki. Az új technológiában az informatika fontos szerepet játszott.

Olyan adatbázist dolgoztak ki, amelyhez értesítést küldtek, amikor a beszerzési osztály megrendelést adott.

Amikor az anyagokat szállították, a boltba író lépett be a számítógépbe. Így azonnal ellenőrizték, hogy a szállított anyagok rendben vannak-e, hogy később automatikusan fizessenek.

Ily módon teljesen megszűnt, hogy a fizetendő munkavállalók a megrendelésekhez igazodnak, 75% -kal csökkentve az adminisztratív alkalmazottak számát.

Taco Bell

A Taco Bell újjáépítette üzleti tevékenységét, többet koncentrálva a szolgáltatási szempontokra és központosította gyártási területét.

A K-Minus program megalkotásával most az étteremen kívül elkészítették a hús, a kukorica, a bab, a saláta, a sajt és a paradicsomot. Az éttermekben csak ezek az előkészített összetevők kerültek összeállításra, amikor az ügyfél kért tőlük.

Ennek az új munkamódszernek a sikerei a munkavállalói motiváció, a jobb minőségellenőrzés, a kevesebb baleset, a nagyobb megtakarítások és az ügyfélszolgálatra való összpontosításra fordított idő növelése volt..

Előnyök és hátrányok

-haszon

Csökkentse a költségeket és a ciklusidőket

A folyamat újratervezése csökkenti a költségeket és a ciklusidőket azáltal, hogy kiküszöböli a termelékenységet okozó tevékenységeket és az azokat végrehajtó alkalmazottakat.

A csapatok átszervezése csökkenti a különböző adminisztrációs szintek szükségességét, felgyorsítja az információáramlást, kiküszöböli a többszörös áthelyezések által okozott hibákat és ismétlődést..

A minőség javítása

A folyamat újratervezése javítja a minőséget a munka töredezettségének csökkentésével és a folyamatok egyértelmű tulajdonjogával.

A munkavállalók vállalják a felelősséget a termelésükért, és gyors visszajelzés alapján mérhetik teljesítményüket.

Növelje a termelékenységet

A folyamat újratervezésének célja az elavult folyamatok korszerűsítése, és gyakran időtakarékos eredményeket hozni. Például a szervezet felfedezheti, hogy egy bizonyos folyamatot négy alkalmazott végezhet el négy helyett.

Ügyfélorientáció

A feladatorientáció folyamatorientációval való megváltoztatásával a fókusz a kliensre kerül. Ennek az az előnye, hogy minden irreleváns folyamat gyorsan eljut az előtérbe, majd könnyen törölhető vagy módosítható.

A versenyhelyzet javítása

Általában a szervezet által végrehajtott változtatásokat csak fokozatosan észlelik. A versenyképesség fenntartása és az ügyfél igényeinek kielégítése érdekében azonban megfelelő lépéseket kell tenni.

A folyamat újratervezésével a radikális változásokat viszonylag rövid idő alatt hajtják végre.

-hátrányok

A személyzet alkalmazkodása

Egyes dolgozók esetleg nem alkalmazkodnak a változásokhoz, és az új kijelölt vezetők túlterheltek. Más munkavállalók elavulnak, ha a folyamat felülvizsgálatának részeként a fő funkciójuk megszűnik.

Ha egy hétfőn reggel egy munkavállaló meghallja, hogy a munkájának teljes leírása megváltozott, akkor ez zavaró lehet.

Ezért nagyon fontos, hogy a végrehajtott változásokat jól tájékoztassák a munkavállalótól.

Befektetést igényel

A folyamat újratervezése általában beruházást igényel, különösen a technológia területén. Az elavult módszerek, mint például a feladatok manuális végrehajtása, az arca számítógépes programokkal helyettesíthető.

A programok javítják a hatékonyságot és csökkentik a hibákat, de a vállalatnak befektetnie kell a szoftverekbe és a képzésbe, ami költséges megoldás azoknak a vállalatoknak, amelyek azonnal csökkentik a költségeket.

referenciák

1. Wikipédia, a szabad enciklopédia (2019). Üzleti folyamatok újratervezése. Készült: en.wikipedia.org.
2. Sonia Pearson (2019). Business Process Reengineering (BPR): meghatározás, lépések, példák. Tallyfy. Letöltve: tallyfy.com.
3. Janse (2018). Üzleti folyamatok újratervezése (BPR). EszközökHero: Taken: toolshero.com.
4. Katayoun Atefi (1997). Az üzleti folyamatok formális modelljei a tervezési és tervezési validáláshoz. Készült: eil.utoronto.ca.
5. Okos ISM (2019). Az üzleti folyamatok versenyképesebbé tétele az üzleti folyamatok megújításával (BPR). Szedve: cleverism.com.
6. Üzleti szervezet (2017). Az újratervezés típusai Készült: organizacionempresa.xyz.
7. Business Jargons (2019). Üzleti folyamatok megújítása. Elvett: businessjargons.com.
8. Anna Assad (2017). A BPR hátrányai és előnyei. Bizfluent. Letöltve: bizfluent.com.