Írásbeli kommunikációs jellemzők, típusok, elemek, előnyök



az írásbeli kommunikáció az írásbeli kódot bármilyen típusú interakció használja. Bár ugyanolyan nyelvi rendszeren alapul, mint az orálisság, tulajdonságai eltérőek. Így, ellentétben másokkal, az írott forma teljesen hagyományos. Ezt követnie kell a nyelv által meghatározott szabályok szerint meghatározott mintákat.

Másrészről az írásos kommunikáció az emberek közötti hivatalos kommunikáció legelterjedtebb formája, és különböző típusú társadalmi feladatokat lát el. Alkalmazásai közül gyakran használják különböző események dokumentálására és interperszonális interakciók végrehajtására.

Ezen túlmenően a legjelentősebb jellemzői közé tartozik, hogy nem igényli a küldő és a vevő jelenlétét ugyanabban a térben és időben. Ezért az üzenet késleltetett formában érkezik, és az író (feladó) és az olvasó (vevő) közötti kölcsönhatás nagyon korlátozott..

Másrészt az írásos kommunikáció lényegében egy olyan kreatív tevékenység, amely tudatos erőfeszítést igényel. Ez az erő az elme által előidézett ingerekből származik.

Ebben különbözik az orálistól, ahol a szenzoros receptorok kívülről gyűjtik őket. Az írottak viszont belső szellemi tevékenységből származnak.

index

  • 1 Jellemzők
    • 1.1 Az üzenet késleltetett fogadása
    • 1.2 Korlátozott ciklusok
    • 1.3 Kis hely a redundanciához
    • 1.4 Előzetes tervezés
  • 2 típus
    • 2.1 Jegyzetek
    • 2.2 Jelentések
    • 2.3 Prospektusok
    • 2.4 E-mailek
    • 2.5 Javaslatok
    • 2.6 Betűk
    • 2.7 Telegramok
    • 2.8 Faxok
  • 3 Az írásos kommunikáció elemei
  • 4 Előnyök
    • 4.1 Időbeli tartósság
    • 4.2 Vezérlő mechanizmus
    • 4.3 Megőrzés
    • 4.4 Nagyobb fényvisszaverő szint
    • 4.5 Kevesebb torzítási és értelmezési lehetőség
  • 5 Hátrányok
    • 5.1 Költségek
    • 5.2. A hatékony megértés képessége
    • 5.3 Visszajelzés
    • 5.4 Az érzelmiséget kifejező nehézségek  
    • 5.5 Késleltetett vagy bizonytalan fogadás
    • 5.6 A rugalmasság hiánya
  • 6 Referenciák

jellemzői

Az üzenet késleltetett fogadása

Az írásbeli kommunikáció egyik jellemzője az idő faktorhoz kapcsolódik. A szemtől-szembe kommunikációs helyzetben a vevő kódolt üzeneteit azonnal fogadja a vevő.

Az írásbeli közleményben azonban mindig van késés. Általánosságban elmondható, hogy a késedelemre nincs meghatározott határidő.

Korlátozott ciklusok

A kommunikációs ciklus négy alapvető kommunikációs elemet tartalmaz: a feladót, az üzenetet a kommunikációs csatornával, a vevőt és a választ vagy a reakciót. Mivel az üzenet fogadása késleltetett, az írásos kommunikáció ciklusa korlátozottabb.

Azonban a kommunikáció és az információ új előrelépése miatt sok csatorna lehetővé teszi a ciklus utolsó lépését (visszajelzést vagy választ), hogy szinte egyidejűleg fejezzék be a kommunikációt. Ilyen például az azonnali üzenetküldő szolgáltatás.

Kis hely a redundanciához

Az írásbeli rekord korlátozza a redundancia lehetőségét. A szóbeli kommunikációban a gesztusok és a paraverbális elemek - mint például az intonáció - a szóbeli nyelvet támogatják.

Ez nem így van az írásbeli kommunikáció esetében. Ezért a kereslet szintje magasabb, arra kényszerítve a kibocsátót, hogy a szavakat nagyobb pontossággal használja.

Valójában az írásos kommunikációnak nagy társadalmi értéke van. Ez az értékelés a szavak ismétlésével és az azonos szintaktikai minták használatával csökken. Itt az eredetiség és a formális innováció is érvényesül.

Korábbi tervezés

Általánosságban elmondható, hogy az írásbeli kommunikáció nem egy rögtönzött cselekmény. Íráskor gyakran teljesülnek bizonyos feltételek vagy követelmények. Közülük, ha hatékony kommunikációra törekszünk, egyértelműnek kell lennie az üzenet egészének tartalmára és belső artikulációjára..

Ehhez a kibocsátónak szöveges szervezeti rendszerrel kell rendelkeznie. Ahogy a szöveg tovább halad, az üzenet összes elemét összekapcsoljuk, amíg a megfelelő ötletek nem értelme.  

típus

Ami az írásbeli kommunikáció típusait illeti, annyi az emberi cselekvés több és több területe. Ily módon, egyes esetekben (telegramok) eltűnnek, és mások is megjelennek (például e-mail). Ezután csak néhányat írunk le.

emlékeztetők

A feljegyzés népszerű eszköz a szervezet tagjai közötti belső írásbeli kommunikációra. A levél egy rövidített formája, amely az udvariasság minimális formáival és az üzenet konkrét tárgyához való közvetlen hozzáféréssel rendelkezik.

Az ilyen típusú kommunikációban általában előre meghatározott formátumok vannak. A teljesítés fő szabálya a helyes írás és a személyes és hierarchikus tisztelet. Az írás módjának közvetlennek és semmiféle ismeret nélkül kell lennie.

információ

A jelentések egy másik típusú írásbeli kommunikáció. Ezek kereskedelmi, oktatási, jogi vagy tudományos célokra használhatók.

A jelentés jellegétől és céljától függően előzetes formátumok létezhetnek. Általánosságban azonban a jelentésnek röviden be kell mutatnia a fő célkitűzéseket és az eredményeket. 

Néhány esetben grafikonok és táblázatok szerepelnek az eredmények megértésének megkönnyítése érdekében. Ugyanígy számos jelentés tartalmazza az ajánlások listáját.

irodalom

A kiadványok olyan kiadványok, amelyekben a vállalatok bemutatják termékeiket és szolgáltatásaikat. Közzétételüket az értékesítési képviselőknek az ügyfelek látogatása során történő segítése céljából is közzéteszik.  

A vállalatok számos formátumú és méretű brosúrát készítenek. Néhány prospektus betűméret, míg mások félre vagy három részre vannak hajtva.

Másrészt jellemzik, hogy nagyon színesek, és a fő termékeikben vagy szolgáltatásaikban rengeteg kép található. A szövegek kevések és sok üres helyet tartalmaznak, így a füzet könnyen olvasható.

e-mailek

Az e-mailek jelenleg nagyon gyakori kommunikációs forma. A dokumentumok küldésére, találkozók megszervezésére, a kinevezések megerősítésére és az álláskeresők kapcsolatfelvételére szolgálnak. Emellett személyes ügyekkel foglalkoznak.

Relatív informálisságuk ellenére az e-maileknek bizonyos hagyományos normákat kell követniük. Ilyen célokra annak formátuma a küldőnek, a címzettnek, a tárgynak és a szóköznek, ahol az üzenetet kell írni, teret ad.

Még ha nem kereskedelmi célokra is használják, vannak olyan egyezmények, amelyeket tiszteletben kell tartani a negatív reakciók elkerülése érdekében. Ezek közül említhetjük a nevek és címek helyes írását, az írásjelek helyes használatát és a mondatok és bekezdések helyes megfogalmazását..

javaslatok

A javaslatok olyan dokumentumok, amelyek leírják a jövőbeli projekteket. Ezeknek általában csak egy vagy két oldala van. Ezek magukban foglalják a projekt minden egyes feladatának kapcsolódó költségeit.

Egyéb költségek, amelyek nem közvetlenül a projektre vonatkoznak, többek között a nyomtatás, a postai és a postai költségek.

betűk

A levelek az írásbeli kommunikáció egyik legrégebbi formája. A levelek tárgya lehet személyes vagy kereskedelmi. Az elektronikus formanyomtatványok megérkezése előtt ezek nagyon népszerű kommunikációs eszközök voltak. Mint az e-mailekben, a józan formák és a tömör üzenetek kereskedelmi forgalomban voltak.

A személyes levelek azonban kevésbé konvencionálisak voltak az írásban. Az udvarias kezelések minimálisak voltak. A téma fejlesztése kényelmesen az üzenet küldője és fogadója között volt. Az oldalak számát mindkettő kapacitása korlátozta. Ezeket fokozatosan elektronikus üzenetek váltották fel.    

táviratok

A távirat egy levél rövid és egyszerűsített változata. Itt az udvariassági képletek minimálisak és néha elhagyhatók. Az üzenet szövegét a legnagyobb számú szó elhagyásával és a szükséges értelemben tartás minimális megtartásával írják.

Hasonlóképpen, az udvariasság formái általában standard és rövidített formák voltak (Mr. Mr., Mrs., Mrs. és mások számára hasonló). Ahogy a levelekben, az elektronikus média előrehaladásával csökken a használatuk.

faxok

Ez volt az úttörő módja az elektronikusan írt üzenetek továbbításának. Bár mind az írás, mind az olvasás írásos papíron történt, az adatátvitel elektronikus úton történt. Használatának csökkenése az elektronikus média egyre növekvő használata miatt csökkent.

Az írásos kommunikáció elemei

Általánosságban elmondható, hogy az írásbeli kommunikáció három fő eleme a struktúra (tartalomforma), stílus (írás) és tartalom (téma)..

A szerkezet tekintetében ez segít az olvasóknak a téma megértésében. Ezért javasoljuk, hogy az írások megkezdése előtt egyértelmű legyen a cél.

A stílust illetően ez elsősorban a kibocsátóval kapcsolatos. Fontos azonban figyelembe venni az írásos anyag lehetséges címzettjeit is. Néha szükség van a mondatok vagy a rövid bekezdések használatára egy egyszerű szókincsgel. Néha az üzenetnek kicsit hosszabbnak és kidolgozottnak kell lennie.

Végül, a témával kapcsolatban ez nagyon sokféle lehet. Az emberi interakció minden területe írásos kommunikáció tárgya lehet. Ez magában foglalja a tudományos tantárgyakat a személyes, a törvények és eljárások révén.

haszon

Tartósság időben

Az írásos kommunikáció állandó információs eszköz. Ezért hasznos, ha nyilvántartásokat kell tartani. Ugyanígy nagyon fontos a felelősségek helyes átruházásában, valamint a normák és eljárások meghatározásában. Másrészt lehetővé teszi az üzenetek ismétlődő lekérdezését.

Ellenőrző mechanizmus

Az időbeli tartósságának köszönhetően az írásos kommunikáció ideális eszközként használható. Az ellenőrzési lapok vagy eredmények, törvények, megállapodások, többek között, a leggyakrabban feldolgozott dokumentumok.

megőrzés

Az írásos kommunikáció magas szintű megőrzéssel rendelkezik. Ez lehetővé teszi, hogy biztonságos és tartós legyen. A technológiai fejlődés más módon is lehetővé tette az információ megőrzését. Eddig azonban az eredeti dokumentumot az eredeti létezésének és eredetiségének végső bizonyítéka marad.

Magasabb fényvisszaverő szint

Azok a személyek, akik ezt a médiumot használják, hatékonyan tükrözik az írás előtt. Az üzenet írását mindig a gondolkodás és a kifejezni kívánt dolgok meghatározása követi. Még az írás maga is a reflexiós folyamat. Ezért ez a kommunikációs mód ideális pontosság és pontosság átvitelére.

Kevesebb torzítási és értelmezési lehetőség

Az írásos kommunikáció során továbbított üzenetekben kisebb a torzítás lehetősége. Ebben a kommunikációs rendszerben az információ állandóan regisztrálva van, és bármikor ellenőrizhető. Ennélfogva kevésbé van lehetőség az információ torzítására vagy megváltoztatására.

Másrészt kevésbé valószínű az üzenetek téves értelmezése. Bármilyen kétség esetén az üzenet többször is újra olvasható, amíg a teljes megértés el nem ér.

Hasonlóképpen, az olvasás vagy az újraolvasás sebessége beállítható az üzenet vevőjének megértésének szintjére. Ily módon garantálható, hogy ha mind a feladó, mind a vevő ugyanazokat a kódokat kezeli, az üzenet a kívánt.

hátrányok

kiadások

Az írásos kommunikáció nem gazdasági. Vannak olyan költségek, amelyek az anyaghoz (papírok és tinta, többek között) és az írások írására és kézbesítésére használt munkaerővel kapcsolatosak. Ezek a költségek a feladó és a vevő közötti fizikai távolság függvényében növekedhetnek.

Képesség a hatékony megértésre

Az írásos kommunikáció használata a nyelv és a szókincs használatában nagy készségeket és kompetenciákat érdemel. Az írási készségek hiánya és a szövegek gyenge minősége negatív hatással van az üzenetre és veszélyezteti a hatékony megértést.

visszacsatolás

Az üzenet visszajelzése az írásbeli kommunikációban nem azonnali. Az ilyen típusú kommunikációban a kódolási és dekódolási folyamat lassú.

A használt kódtól függően a megértés hosszabb időt vehet igénybe. Mindenesetre a visszajelzés az üzenet címzettjének, és nem a kibocsátónak a kényelmében van.

Az érzelmiséget kifejező nehézségek  

Visszaverő közegként nehezebb kifejezni az érzelmeket az írásbeli kommunikációban. Valójában a költők és a művészek, akik ezt a médiumot használják a szépség és az érzelmek kifejezésére, nehezen használható technikákat használnak. Néha sikeresek, de másokban nem teljesítik a művész érzelmi képességének átadását.

Az ilyen típusú kommunikáció hideg, személytelen és ellentétes a kommunikációs formákkal, amelyek magukban foglalhatják a verbális és geszturális jellemzőket is. Ezért gyakrabban használják fel olyan információk továbbításában, amelyekben a tények pontossága fontos.

Késleltetett vagy bizonytalan kézhezvétel

Az írásos kommunikáció módja akadályozza az üzenet kézhezvételének azonnali megerősítését. Bizonyos esetekben még nem lehet meghatározni, hogy az üzenet elérte-e a kívánt címzettet.

A rugalmasság hiánya

A rugalmasság hiánya az írásbeli kommunikáció hátránya. Az eredeti üzenet kiadása után nincs lehetőség a gyors tartalomjavításra.

Minden szükséges változtatást az üzenet címzettje garantál. Hasonlóképpen, az elvégzett minden javítás, akár részleges, az egész üzenetet érinti.

referenciák

  1. Inc. (s / f). Írásbeli közlemény Az inc.com-ból.
  2. Sehgal, M. K. (2008). Üzleti kommunikáció New Delhi: Excel Könyvek India.
  3. Cabrera, A. és Pelayo, N. (2001). Nyelv és kommunikáció Caracas: A nemzeti.
  4. Bolaños, B. (1996). Írásbeli kommunikáció. San José: EUNED.
  5. Suttle, R. (2017, szeptember 26). Írásbeli üzleti kommunikáció típusai. A bizfluent.com-ból.
  6. Sckool. (2017. február 07.). Az írásbeli kommunikáció három fő eleme. A sckool.org-ból.   
  7. MSG. (s / f). Írásbeli kommunikáció - Jelentés, előnyök és hátrányok. A managementstudyguide.com webhelyről.
  8. Az üzleti kommunikáció. (s / f). Az írásos kommunikáció előnyei és hátrányai. A businessbommunication.com webhelyről.
  9. Üzleti kommunikáció. (s / f). Az üzleti írásbeli kommunikáció hátrányai. Készült a bizcommunicationcoach.com webhelyről.