Részvény:
A főigazgatói asszisztens 7 funkciója
az közigazgatási asszisztens funkciói segítségnyújtási és kísérő feladatok a normál tevékenységekhez, amelyeket a vállalat fejleszt. Ezért alapvető fontosságúak a hatékony működéséhez.
Ezek a tevékenységek általában változóak az adott vállalkozás üzleti területének függvényében. Például olyan szakosított irodákban, mint például az ügyvédi irodák, a résztvevők általában bizonyos képzésben részesülnek bizonyos tevékenységek teljesítéséhez.
Vannak azonban olyan funkciók, amelyek mindegyik területen közösek, amelyek általában az irodán belüli információelosztás és -kezelés körül forognak. Ez magában foglalja a dokumentumok, archívumok kezelését és az események szervezését.
De ezek a tevékenységek sokkal tágabbá válhatnak. Néha az adminisztratív asszisztenseknek is foglalkozniuk kell a számviteli információk feldolgozásával, sőt akár a vállalat technológiai erőforrásainak működését is.
Az adminisztratív asszisztens 7 fő funkciója
1 - Dokumentumkezelés
Az adminisztratív asszisztens egyik fő feladata, hogy segítse a hivatal tagjait a dokumentumok és fájlok kezelésében.
Általában ez a feladat a fájlok tárolására, szervezésére és kezelésére vonatkozik.
Bizonyos esetekben azonban szükség lehet a dokumentumok írására, szerkesztésére és felülvizsgálatára is.
Néhány vállalatnál még arra is felkérik, hogy vegye fel a leveleket vagy jegyzeteket, és rögzítse a megtartott ülések jegyzőkönyveit.
Bizonyos esetekben, például ügyvédi irodával való foglalkozás esetén e feladatok ellátásához speciális képzésre van szükség: az adminisztratív asszisztensnek meg kell értenie a terminológiát és a jogi eljárásokat.
Másrészről, az orvosi területen dolgozó adminisztratív asszisztenseknek különböző ismeretekkel kell rendelkezniük. A betegek kezeléséhez és az orvosi jelentések olvasásához szükséges képzéssel kell rendelkezniük.
2 - Eseménytervezés
Az irodai rendezvények tervezése általában az adminisztratív asszisztensek feladata. E felelősség nagysága a vállalat méretétől függően változó lehet.
Egy esemény egyszerűen egy találkozó vagy üzleti ebéd lehet, de lehet egy kongresszus vagy egy nagyobb üzleti párt.
Mindkét esetben az asszisztensnek az eseményhez kapcsolódó összes kritériumot kell kezelnie.
Ez magában foglalja a szállítókkal való kapcsolattartást, a foglalások meghozatalát, a menük és a dekoráció kiválasztását. Ez azonban magában foglalja a résztvevők, a hangszórók és a hangszórók kapcsolatfelvételét, meghívását és megerősítését, amennyiben ez szükséges.
3- A szemtől-szembe fordítva a felhasználókat és a látogatókat
A felhasználók figyelmét általában az adminisztratív asszisztensek egyik leggyakoribb feladata. A figyelem középpontjában álló közönség mindig a vállalat méretétől és üzleti orientációjától függ.
A közvetlenül a nyilvánosságot kiszolgáló kisvállalkozások esetében lehetséges, hogy az ügyintézőt az ügyfelek megkapják.
Amikor ez megtörténik, munkájuk célja, hogy irányítsa és segítse őket a cég létesítményein való tartózkodásuk alatt.
Nagyobb vállalatoknál az adminisztratív asszisztensnek részt kell vennie más látogatóként, mint partnerek vagy nagy beszállítók.
Ebben az esetben küldetésük az lesz, hogy irányítsák őket napirendjük teljesítésében és a vezetéssel vagy a vállalat más területeivel való találkozókkal.
4- Telefonos és virtuális segítség
A telefon és a virtuális figyelem a felhasználói segítségnyújtás kategóriájába tartozik. Telefonos segítségnyújtás esetén az ügyfelek és a partnerek tájékozódása, valamint a napirendek szervezése és adminisztrációja is szerepel.
A virtuális figyelmet tekintve a feladatok a cég által az ügyfélszolgálati vagy információkezelési csatornáktól függenek.
Bizonyos esetekben az e-mail kezelése, a válaszadás, a továbbítás vagy az archiválás szükségessége.
Más esetekben, amikor a virtuális kommunikációs csatornák változatosabbak, más feladatokat is be lehet vonni, mint például a figyelmet a nyilvánosságra chat-rendszereken keresztül, vagy akár a kérdések megválaszolását a vállalati szociális hálózatokon keresztül..
A nagyvállalatoknál szokásos, hogy személyzetük kifejezetten ezekre a kommunikációs csatornákra összpontosít. Amikor a vállalatok kicsi, ez a feladat általában az adminisztrátori asszisztensek feladata.
5. Napirendek kezelése
A napirendek kezelése általában az adminisztratív asszisztensek egyik legfontosabb feladata.
Ez a felelősség magában foglalja a kinevezések és találkozók telefonon, személyesen vagy online történő megkeresését, és azokat a meghatározott kritériumoknak megfelelően a napirendbe rendezi.
Magában foglalja a vállalaton belüli és kívüli ütemezési találkozókat, a munka ebédeit és az üzleti utakat.
Ezekben az utóbbi esetekben az asszisztens feladata, hogy szükség esetén foglaljon repülőjegyeket, szállodákat, éttermeket vagy tárgyalótereket..
6- Számvitel
Néha az adminisztratív asszisztensek felelősek a vállalaton belüli költségek figyelemmel kíséréséért és rögzítéséért. Ezek a feladatok egyszerűek lehetnek, mint például bizonyos költségek felvétele a táblázatba.
Bizonyos esetekben az asszisztenst arra kérik, hogy képezze a bonyolultabb feladatok fejlesztését. Például az Ön felelőssége magában foglalhatja a számviteli jelentések bemutatását a menedzsmentnek.
Általában ez a vállalat méretétől függ. Egy nagyvállalatnak általában több speciális szerepe van; ezekben a számviteli információkat egy erre a célra bérelt személy kezeli.
Az adminisztratív asszisztensek egyik alapvető készsége azonban az irodai számviteli szoftverek, például a Microsoft Excel tartománya.
7- Technológiai menedzsment
A technológiai erőforrások kezelése szintén az adminisztratív asszisztensek feladata. Ebben az értelemben felelőssége annak biztosítása, hogy a vállalat működéséhez szükséges összes eszköz jól működjön.
Ez magában foglalja a számítógépes berendezésben és az antivírus-frissítésben található információk biztonsági másolatait is.
Másrészről az olyan berendezések, mint a projektorok és a laptopok kezelése.
Ez magában foglalja a felelősségük alá tartozó tevékenységek rendes fejlesztéséhez szükséges berendezések felülvizsgálatát és karbantartását is.
Ez nem jelenti azt, hogy az adminisztratív asszisztensnek technikai ismeretekkel kell rendelkeznie. Munkája kifejezetten olyan technikai személyzet bérbeadását foglalja magában, akik rendszeresen karbantartják a berendezéseket, hogy elkerüljék a hátrányokat.
referenciák
- Bucky, J. (2017). Az ügyvezető titkárok és az adminisztratív asszisztensek feladatai. Visszaváltva: thebalance.com
- Karrierépítő (2016). Adminisztratív asszisztensként való munkavégzés - Kiváló választás a szakembereknek. Visszaváltva: uralkodó.com
- Pffefer, J. (2016). Mit csinál az orvosi adminisztratív asszisztens? Lap forrása: rasmussen.edu
- Study.com. (S. F.). Az adminisztratív asszisztens feladatai. Visszaváltva: study.com